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Web受発注システムのEDIとは?通信方法として優れている理由も解説!

「Web受発注システムの、EDIってどんな仕組みなんだろう…」
「EDI導入前と導入後は、どんな違いがあるのかな……」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、「Web受発注システムのEDIの特徴や仕組み」を解説します。EDI導入前と導入後の違いも解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

EDIとは?導入前と導入後の違いを比較して解説!


EDI(Electronic Data Interchange・電子データ交換)は、取引先企業と「専用回線」で接続し、取引を自動化する仕組みです。電話、メール、FAXなどで受発注するのではなく、電子データでやりとりします。

言葉だけではわかりにくいため、「EDI導入前・導入後の違い」を図で比較してみましょう。以下は、EDI導入前の受発注業務のイメージです。

EDI導入前のイメージ:
EDI導入前のイメージ

1.発注企業がパソコンなどで発注書を作成
2.作成した発注書を、受注企業にFAXで送信
3.受注企業が自社システムに受注データを入力し、受注管理を開始
4.受注企業が商品や出荷伝票、納品書などを準備し、出荷
5.発注企業に商品が届いた後、検収書を作成
6.作成した検収書を、受注企業に郵送

では次に、EDI導入後のイメージを見てみましょう。

EDI導入後のイメージ:
EDI導入後のイメージ

EDIは電子データでやり取りするため、発注書をFAXで送ったり、検収書を郵送したりする手間がかかりません。ミスが減るだけでなく業務そのものをなくせるため、業務効率化に繋がります。

EDIとWebEDIの違いは?それぞれの特徴を分かりやすく解説!


EDIを導入すると、受発注業務の効率化につながります。ただ、先ほどの図を見て、以下のように思った方もいるのではないでしょうか。

「専用回線の準備など、EDI環境を構築するのが大変そう……」
「EDIの導入・運用には、どれくらいコストがかかるんだろう……」

EDIは業務効率を上げるうえで、とても有効です。ただ、コスト面・運用面で考えると、やや導入の敷居が高いのが欠点。

この欠点を解決する仕組みとして、「Web-EDI」があります。Web-EDIはWeb上にあるEDIを利用し、通信する仕組みです。

Web-EDIの仕組み

上記のようにWeb-EDIを経由して、受発注業務を行います。そのため、「企業ごとにEDI環境を構築する必要がない」のです。

導入の敷居がぐっと下がるため、Web-EDIを採用しているWeb受発注システムがおすすめです!

Web-EDIを使ったWeb受発注システムがおすすめな4つの理由


ここまで、EDIの特徴やWeb-EDIとの違いについて解説しました。

ここからは、「Web-EDIを使ったWeb受発注システムがおすすめな理由」について、以下4つに分けてご紹介します。

1.インストール作業が不要で、導入がとても簡単
2.専用回線を用意する必要がなく、導入・運用費用が低コストで済む
3.最新のセキュリティで通信できるため、安全性が高い
4.クラウド環境を利用したシステムが多く、アップデートの手間がかからない

1つずつ詳しく見ていきましょう。

1.インストール作業が不要で、導入がとても簡単

Web-EDIを使ったWeb受発注システムは、パソコンにアプリをインストールする必要はありません。パソコンのネット検索に使う「Webブラウザ」で利用できることが多く、導入が簡単です。

具体的に言うと、以下のたった3ステップで、すぐにWeb受発注システムが利用できるのです。

■Web受発注システムを初めて利用するときの手順

1.Web受発注システムをWebブラウザで開く
2.プランを選択し、アカウントを新規登録する
3.作成したアカウントにログインし、商品を発注する

プランを選択してアカウントを作成するだけで、すぐに受発注業務がスタートできます。

専用回線をつなぐ準備を、利用者が意識する必要はありません。Web受発注システムのベンダー(担当者)が、Web-EDIを利用できるよう環境構築してくれるからです。

導入の敷居が低いため、お試しで利用したい方にもおすすめです。

2.専用回線を用意する必要がなく、導入・運用費用が低コストで済むこと

従来のEDIでは、ネット回線ではなく「専用線」や「電話回線」を利用していました。専用線は構築費用が高額になり、電話回線も距離と接続時間に応じてお金がかかってしまう仕組みなので、導入・運用費用が高いのが欠点でした。

Web-EDIは、「インターネット回線」を利用します。そのため、新たに専用回線を用意する必要がありません。距離や接続時間にかかわらず、インターネットの通信費用のみで利用できるため、導入・運用費用が低コストで済みます

3.最新のセキュリティで通信できるため、安全性が高い

従来のEDIでは、「専用の回線以外と通信できない仕組み」でした。そのため、Web上で通信するWeb-EDIの、「セキュリティ」が心配に思った方もいるかもしれません。

でも、ご安心ください。インターネット通信の暗号化技術は、とてもセキュアです。

たとえば最近では、URLの先頭に「https」が使われているサイトが増えてきました。httpsがついていると、通信を「暗号化」してやりとりできます。そのため仮にクレジットカード情報などの重要な情報を入力したとしても、第三者から確認できない仕組みになっているのです。

このように、暗号化技術は日々進化を続けています。そのため、通信回線についてのセキュリティは気にしすぎる必要はありません。

一方で、Web受発注システムを利用するPCやスマホ・タブレットなどの端末のセキュリティについては、専用線を利用したEDIを利用しようと、インターネットを利用したWEB-EDIを利用しようと同じことです。端末側のセキュリティについては、セキュリティソフトなどを入れて、対策をしておくのがおすすめです。

4.クラウド環境を利用したシステムが多く、アップデートの手間がかからない

「最新のセキュリティを保つために、運用費や工数がかかるのでは……」と思った方もいるのではないでしょうか。いくら最新のセキュリティが担保できるとはいえ、運用に頭を悩まされるのは嫌ですよね。

この点Web-EDIは、ぬかりありません。基本的にWeb-EDIは、クラウド環境(インターネットに接続できれば利用できるサービス環境)を利用しています。

クラウド環境は、常に最新のセキュリティを維持(アップデート)しており、Web受発注システムのベンダー(担当者・販売元)が運用しています。

そのためWeb受発注システムの利用者が、アップデートの対応をする必要がないのです。

Web受発注システム導入時は、Web-EDIの通信プロトコルに注意しよう


Web-EDIを使ったWeb受発注システムを導入するときは、1点注意点があります。それが、「Web-EDIの通信プロトコルが、取引先企業に対応しているか確認すること」です。

通信プロトコルは、「通信する時のルール」のことです。インターネット上では、さまざまな通信が行われています。

その中で正しく通信するために、ルールが決まっているのです。

そしてWeb-EDIでは、以下のようにいくつかの通信プロトコルが利用されています。

・EDIINT AS2
・OFTP2
・ebXML MS
・JX手順
・SFTP

ここで重要なのは、「通信プロトコルが対応していない企業とは、Web-EDIで取引ができない」という点です。

そのためWeb-EDIを使ったWeb受発注システムを選ぶときは、以下に気を付けましょう。

・「複数の通信プロトコル」に対応している、Web受発注システムを選ぶ
・通信プロトコルが限定されている場合は、取引先企業の通信プロトコルを確認する

まとめ:Web-EDIが使われているWeb受発注システムがおすすめ!

今回は、Web受発注システムのEDIの特徴・仕組みについて解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・EDIは発注書などの書類作成の手間がなくなり、業務効率化につながる!
・EDIよりも、Web-EDIの方がコスト面で優れている(導入費・運用費がかからない)
・Web-EDIはインストール不要で利用でき、アップデートの手間もかからない

Web-EDIが導入されているWeb受発注システムを選ぶと、運用の手間や費用をかけずに、業務効率化が図れます。無料期間のあるWeb受発注システムもあるため、一度利用してみてはいかがでしょうか。

なおWeb-EDIを利用した受発注システムの中では『CO-NECT』がおすすめです。

【発注側】

・導入後もFAX・メールなどの、複数の発注方法への対応を継続できる。
・発注履歴から発注できるため、再発注の手間がかからない

【受注側】

・専用の発注画面から受注できるため、データを再入力する手間がかからない
・受注データから出荷伝票、納品書が自動で作れるため、作成の手間がかからない

もちろんスマホやタブレットなどでも使えますし、受注側・発注側ともに無料で利用開始できます。なので「Web受発注システムを試してみたい…」という方にもおすすめです。

CO-NECTの詳細はこちら!


 

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