理美容品業界での受発注システム活用！ネイル・エステサロンから支持されるには？
理美容業界では、美容室やネイル・エステサロンなど向けの消耗品や業務用商材の仕入れにネット通販を使うサロンや企業が増えつつあります。
一方でFAXや電話、訪問販売などで商品を取り扱っている美容系のメーカーや卸売企業側の悩みとして、
「FAXで来る発注書の処理に時間がかかる」
「細かな注文や取扱商品が多く対応しきれない」
「既存の取引先が効率化に取り組んできている」
と、お悩みの方もいるのではないでしょうか。
実はこれらの課題解決には「受発注システムの導入」がおすすめです。
本記事では、理美容品業界のメーカー・商社・ディーラー・卸売企業向けに受発注システムを解説します。
- サプライヤーがかかえる受発注の課題
- 受発注システムを導入するメリット
- 理美容品業界に適した受発注システム
手のかかる受発注業務の解決策をお探しの方は、ぜひ参考にしてください。
なお、理美容品業界の実績がある受発注システムを探している方には、「CO-NECT（コネクト）」がおすすめです。「受注後の確認や伝票作成に手間と時間がかかる」という悩みが解決し、月70時間以上削減に成功した事例もあります。
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理美容品業界が受発注業務をシステム化すべき事情
美容ディーラーなどの理美容品業界のサプライヤーと、美容室やネイル・エステサロン間の取引は煩雑になりがちです。なぜなら取引件数や取り扱う商材が増えるほど、各取引先からの受注管理に時間がかかってしまうためです。受注から商品の調達、配送手配までを一貫して行わなければなりません。
この業務工程を効率化するのが、受発注システムです。それでは、理美容品業界の受発注をシステム化すべき事情をみてみましょう。
そもそも受発注システムとは？
「受発注システム」とは、企業間の商取引を専用回線やインターネットを介して行う「電子商取引（Electronic Commerce）」の形態です。
電話やFAXなどのアナログの受発注業務を電子化し、システム上で処理するため、事務処理の負担を減らすことが可能です。商品の受発注から検収までデジタルで完結することで、電話やFAXなどに頼らずにすみます。
取引先ごとに専用画面で取引履歴や納期状況を一目で確認できるので、担当者が取引先別のファイルを探す必要もありません。
また、企業間のBtoB受発注システムには、受発注や納期管理だけではなく営業支援などにも対応したサービスが増えています。
BtoB向け受発注システムの種類や構築方法に興味のある方は、こちらの記事もご参照ください。
理美容ディーラーやメーカーは、何をどのように売っている？
理美容ディーラーやメーカー、卸売業者は、主に美容室やネイル・エステサロンで使われる業務用品や施術器具の販売を行っています。
たとえば、美容室はシャンプーやヘアケア用品、エステサロンは美容器具やマッサージオイル、ネイルサロンはマネキュアの専用液などが必要です。ほかにも、来店客向けに物販グッズを扱うこともあります。
これら幅広い商品の受発注には電話やFAX、メールなどが用いられてきました。しかし、種類が多いだけではなく定期的な補充が必要で、サロン側の管理負担は決して少なくありません。来店客に対してサービスを提供しながら、業務用品の管理も必要です。
理美容品業界のサプライヤーがかかえる受発注の課題4つ
受発注管理が負担になるのは、美容ディーラーや卸売業者などのサプライヤーも同じです。
ここでは、理美容業界のサプライヤーの視点で受発注の課題を解説します。
- 【課題1】受注後、商品の出荷までの工程管理が煩雑になりやすい
- 【課題2】電話やFAXによるコミュニケーションコストがかかる
- 【課題3】受注業務が属人化しやすい
- 【課題4】受注ミスなどのヒューマンエラーが起きやすい
ぜひ、自社の状況と照らしあわせてご参照ください。
【課題1】受注後、商品の出荷までの工程管理が煩雑になりやすい
自社の担当者が多忙なほど、取引先から商品を受注して出荷するまでの工程管理が負担になります。メールや電話でやりとりをしていると、1件ずつ注文数に応じた納期調整をしなければならず、場合によっては価格交渉も行わなければならないからです。
担当者の手が回らなくなると、受注ミスや納期遅延などを引き起こしやすくなり、結果として取引先から信用を失いかねません。
実際、取引先のサロンには個人店やフランチャイズ店舗などがあり、業務規模もさまざまです。しかもサロンごとに業務用品の種類も注文数も異なるため、それぞれのニーズに合わせた対応が求められます。
▼受注後の管理に課題を抱えている方は、以下の事例もチェック
【課題2】電話やFAXによるコミュニケーションコストがかかる
電話やFAXを介したアナログのやりとりは、親身になるほど取引先と良好な関係を築きやすい反面、コミュニケーションコストがかかります。
たとえば、担当先が多い社員の場合は、連絡の抜け漏れを防ぐためやりとりの記録をメモしておく必要があります。受発注管理を正しく行い、ミスを未然に防ぐためです。
また、担当者が手厚く対応することで取引先は安心しますが、本来はFAXやメールでの発注が必要なところを口頭確認などで発注を簡易にしてしまう場合があります。
担当者判断で本来の業務から外れた対応をしてしまうと社内に情報共有できずに、担当者の対応漏れが発生した場合に受注ミスを招きかねません。
コミュニケーションコストをかけた結果、受発注処理で問題が起きてしまっては本末転倒ですので受注業務には仕組み作りが必要となります。
【課題3】受注業務が属人化しやすい
担当者に取引先とのやりとりを任せきりにすると、担当者の退職や人事異動で適切な対応ができなくなることがあります。
いわゆる受注業務の属人化です。
たとえば取引先ごとへの割引や特典の追加、略称など正式名称以外の注文を受けているなど、担当者判断で取引先の要望に答えれば答えるほどその傾向は高くなります。
もちろん、担当者が取引先別に適切に引継ぎできれば問題ありません。しかし適切に引継ぎができない場合は、例え適切な対応をしていても「前の担当の人がよかった」と継続取引に結びつかず、競合に流れてしまう可能性もあります。
顧客を失うことにならないよう、社内で取引先別の価格リストなどの情報を共有し、誰が担当しても変わらない管理体制が必要です。
【課題4】受注ミスなどのヒューマンエラーが起きやすい
電話やFAXなどアナログの受注方法では、顧客管理システムに手入力したり、受注後に納品書などの書類を作成したりしなければなりません。その際、読み取りにくいFAXの文字や、電話でのやりとりを間違えずに処理する必要があります。
当然人の手では、対応する作業が増えるほど、入力ミスや記載漏れなどが起きやすくなります。取引先が少ないうちは対応できても、件数が増えるほどこれらのヒューマンエラーを防止する対策が必要です。
ここまで、理美容品業界のサプライヤーにありがちな受発注の課題をみてきました。社員の人的リソースが限られているなかで、煩雑な受発注管理と対応コスト、受注業務の属人化を防ぐための対応策が求められます。
そしてこれらの課題の対応策として、業務効率化に役立つ「受発注システム」があります。
理美容品業界で受発注システムを導入するメリット5つ
受発注システムを活用すると、取引先のサロンとのやりとりを一括管理することが可能です。
ここでは、理美容品業界で受発注システムを導入するメリットを紹介します。
- 【メリット1】電話による個別の問い合わせを減らすことができる
- 【メリット2】取引先ごとの管理を効率化できる
- 【メリット3】受発注関連の書類作成を自動化できる
- 【メリット4】営業活動に活用できる
- 【メリット5】遠隔でも対応しやすくなる
受発注システムで業務効率化を目指したい方は、ぜひご参考ください。
【メリット1】電話による個別の問い合わせを減らすことができる
既述の通り、受発注システムは商取引をデジタル化することで社員の業務負担を減らすことができます。
たとえば、取引先とのやりとりをメッセージで行えば、電話による問い合わせ対応を減らせます。メッセージの場合は履歴が残るため、別途やりとりの内容を記録しておく必要はありません。
また、電話では言い回しやニュアンスの違いから誤解を招くことがある一方で、メッセージは記録が残るため、問い合わせ対応の負担を減らし、トラブルリスクの回避にもつながります。
さらに、土日や長期休暇期間に営業することが多い理美容業界の発注に対しても、受発注システムで対応可能です。
【メリット2】取引先ごとの管理を効率化できる
取引先の管理を効率的にできることも大きなメリットです。受発注システムの活用方法の一つとして、履歴などデータベース化された情報を分析し、需要や発注予測などの施策につなげることが可能です。
たとえば、サロンで使用する液剤の補充が必要なタイミングを把握しておけば、次回受注が入るロットの予想がつきやすいため、品切れにならないように備えることができます。あらかじめ予測がついていれば都度取引先に状況確認の電話をする必要もありません。さらには、過去の受注履歴からニーズのある製品を予測し、新製品の提案につなげることも可能です。
なお受発注システムCO-NECTなら、CO-NECT以外の受注データも登録して管理が可能です。
「受発注システムを増やしても、管理の手間を増やしたくない！」という方は、以下からお問い合わせください！
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【メリット3】受発注関連の書類作成を自動化できる
受発注システムを活用することで、受注から発送までの過程をワンストップで行うだけではなく、発注書や納品書などの書類も自動作成できます。
取引先ごとのデータを探し書類を作成する必要ないので作業負担・人的ミスの軽減が可能です。その分他の業務の対応や、現在の業務をより丁寧に行う時間を増やせます。
これらの作業は会計処理に関わる部分のため、人の手で行う場合は検収や支払期日などの情報には特に注意が必要です。その点、受発注システムであれば自動処理をしてくれるので安心です。
【メリット4】営業活動に活用できる
受発注システムで取引先との商取引をデジタル化することで、データを収集して販売促進戦略に活用できます。
それらの情報からターゲット層を絞って、次回の注文に合わせた新製品情報を届けたり、割引キャンペーンを提案したりと売り上げアップを狙うことも可能です。また、取引先の業態ごとのニーズを分析して、会計月に合わせたまとめ買いや、物販用商品の提案などもできます。
受発注システムで収集した情報を活用することで、別途広告をうってPR活動を行わなくても、固定の取引先に対して営業を行えるのは大きな魅力です。
【メリット5】遠隔でも対応しやすくなる
受発注システムにアクセスできる環境さえあれば、場所に関係なく取引先とのやりとりを確認し、遠隔で業務対応ができます。
また、受発注システムは24時間インターネットを介して確認できます。外出先やテレワーク環境でも確認できるので社内で発注を待つ必要はありません。
取引先からの問い合わせに対しても、必要な情報を外出先や自宅から迅速に回答できます。このように、出社せずにできることが増えるので取引先への迅速な対応が可能です。
理美容品業界に適した受発注システム3選
受発注システムのメリットをみてきましたが、実際にどのようなサービスがあるのか気になる方が多いのではないでしょうか。
ここでは、理美容品業界に適した受発注システムを紹介します。
- CO-NECT（コネクト）
- Bカート
- beap（ビープ）
各サービスの得意な内容も紹介しているので受発注システム選びの参考にしてください。
CO-NECT（コネクト）
出典：CO-NECT
「CO-NECT（コネクト）」は、インターネットを介して企業間の受発注ができます。スマートフォンやパソコンから必要な商品をクリックするだけで簡単処理が可能で、受注側だけではなく発注側の利便性が高いことが特徴です。
シンプルなUIで設計されていることから、理美容品業界で導入されることも多いです。
もちろん、受注側もシステムは取引先別の注文ステータスを管理しているため、重複した注文や漏れを回避できます。
出典：CO-NECT
CO-NECTの特徴の一部を紹介すると、以下の通りです。
- 納品書や請求書などを自動作成
- 出荷指示・分析レポートを作成
- 受注とその対応状況を共有
- システム上で受領確認や出荷連絡を完結
- 会計システムにデータを出力
CO-NECTは、検索性がよいことも魅力です。発注側のサロンが欲しい商品をシステムで探すとき、具体的な商品名を入れなくても検索結果に表示されるため、別途問い合わせ対応をする手間が省けます。
実際にCO-NECTの「タグ付け機能」を利用し、以下のように検索性が解決できた例もあります。
商品タグを付与することで解決されました。CO-NECTに切替えてからは商品名とは別に、「メーカー」「ブランド」「カテゴリ」と最低3つの商品タグをつけています。これにより店舗側がメーカーや商品カテゴリで検索した際にも、検索にヒットするようになりました。意外と商品名を正確に覚えている発注者は少ないので、これから受発注システムを導入する企業さんはこういった機能があるシステムを検討されると良いと思います。
引用元：株式会社フレイムスさまの事例
また、発注側は無料でシステムを使えるため、既存の取引先にも導入を勧めやすいメリットがあります。さらに、受注側としても取引先ごとに商品や価格設定ができることも魅力です。
CO-NECTについて知りたい方はこちらからご確認ください。
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Bカート
出典：Bカート
「Bカート」は、小売店や企業に向けたBtoB取引を効率化するシステムです。FAXやメール添付、電話などで個別にきていた発注書を一括管理することで、担当者の受注処理の負担を軽減します。オンラインで受発注できるため、ペーパーレスで書類整理も不要です。
月額9,800円～（2023年1月現在）で、幅広い機能を活用できます。たとえば、取引先ごとに異なる条件で商品を販売することが可能です。決済方法に関してもクレジットカードから自社掛け払いまで幅広い選択肢を提供しています。
beap（ビープ）
出典：beap（ビープ）
「beap（ビープ）」は美容業界に特化した受発注システムです。発注側のサロンからの電話やFAX、メールなどアナログな発注対応から検収までをシステムで管理できます。月額利用料19,800円～（※2023年1月現在）で使用できるため、小規模事業者や小さく始めたい方におすすめです。
また、beapに登録しているサロン側にもメリットがあります。1つのアカウントで、登録している複数のサプライヤーから商品を選んで購入が可能なため、選択肢が広がります。
理美容品業界の業務を受発注システムで効率化しよう！
理美容業界における煩雑な受発注業務は、システムの導入で効率化が可能です。とはいえ、企業間の電子商取引は単に受発注の方法を変えるだけではなく、取引先との今後の付き合い方にも関わります。
突然受発注のデジタル化を案内しても、取引先によってはシステム導入や発注方法の変更に抵抗感がある場合があります。そのため、受発注システムを選ぶ際は取引先も利便性を感じ、メリットを享受できるサービスを選びましょう。
コネクトは、発注側は無料で使用できて感覚的に操作できるシステム構成です。発注側は無料で利用できるので取引先にコスト面で負担をかけることがないのも、導入のしやすさに繋がります。
興味をお持ちの方は、ぜひこちらから詳しい情報をご覧ください。
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