受注書の書き方は？作成のポイント5つと効率化する方法2つを紹介

「受注書はそもそもどのような書類？」
「取引先に失礼のない受注書を作成したい」

このようにお考えではありませんか？

受注書は、注文内容の整合性を取引先と一緒に確認するための大切な書類です。記載した内容が間違っていると、内容を取り違えたまま取引を進めてしまう恐れもあります。

本記事では、

• 受注書の書き方
• 受注書を作成する際のポイント5つ
• 受注書の作成を効率化する2つの方法

についてまとめました。

この記事を読むと、受注書の書き方や作成する際のポイントがわかり、受注作業がスムーズに進められます。受注書の作成でお困りの方は、ぜひご一読ください。

なお、取引先が多くなると大量の受注書作成に時間を費やすことになり、多くのリソースを割かなくてはなりません。受注書の作成を始めとする受注業務を効率化するためには、受注管理システムの導入がおすすめです。

受注管理システム「CO-NECT（コネクト）」は、受注から伝票作成までシームレスに受注業務を進められます。CO-NECTの詳細は、下記よりご確認ください。

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受注書とは

受注書とは「注文を受けたこと」を証明するために受注者が発行する、注文内容や数量などについて記載された書類のことを言います。

受注書を発行するタイミングは、発注者が発注書を発行した後となり、受注書は価格や数量など発注書の内容に相違がないことを伝える役割もあります。

双方で確認し、内容に問題がなければ、期日や数量など受注書の内容をもとに納品しましょう。

受注書と各種書類との違い

受注書とよく似た書類について、違いをまとめました。

書類	受注書との違い
注文請書	取引となる対象が「業務」である
注文書	注文する側が発行する
発注書	注文する側が発行する

注文請書と受注書は発行するタイミングが同じなので特に混同されやすく、さらに企業によっては明確な区別がされていない場合があります。順番に見ていきましょう。

【書類1】注文請書

受注書とよく混同されるのが、注文請書です。注文請書と受注書の違いは、大きく分けて2つあります。

• 注文請書には「承知した」のほかに「発注書を受け取った」という意味合いが含まれる
• 受注書は「商品」の売買に用いられるが、注文請書は「作業・業務」を請け負う場合に用いられる

なお「作業・業務」の内容は、有形・無形を問いません。たとえば、有形は「建設業務」「工事の請負」、無形は「清掃業務」「設備の保守・メンテナンス」などが挙げられます。

注文請書は受注書とよく似ているため、注文請書が受注書の役割を兼ねる場合も多いです。

【書類2】注文書

注文書は「発注者が受注者に対し、注文内容を記載して発行する書類」で、受注書は「受注者が発注者に対し、契約内容を確認する意味合いで発行する書類」となります。

注文書には事前に打ち合わせをした内容が記載され、受注者はこの内容をもとに受注書や注文請書を発行することになります。

受注者が注文書の確認をおろそかにすると、取引内容に相違が発生してトラブルのもとになりかねません。しっかりと内容を確認して受注書を作成しましょう。

【書類3】発注書

発注書は注文書と同じ意味を持ち、書類が持つ役割や内容に違いはありません。法的な違いもないため同様の書類と考えてさしつかえないでしょう。

受注書の書き方

受注書の書き方・注意点は、下記のとおりです。

1. 受注書に決められたフォーマットはない
2. 記載する内容は発注書にそろえる
3. 受注書に記載される項目

受注書に法律で決められたフォーマットはないため、企業ごとの方法で作成するのが一般的です。とはいえ、記載すべき項目はおおむね決まっているので、どの項目を書くべきか、具体的な内容を確認しておきましょう。

【書き方1】受注書に決められたフォーマットはない

受注書に決められたフォーマットはないため、受注書の書き方は各企業で異なりますが、記載される内容はおおむね決まっています。滞りなく取引するためにも「どんな内容を記載するべきか」は確認しておきましょう。

また、企業でフォーマットを決めておかなければ「部署ごとに独自の受注書を使っている」という事態になりかねません。管理が煩雑になり、取引先にも負担を強いることになってしまうため、フォーマットは企業全体で統一したものを利用しましょう。

【書き方2】記載する内容は発注書にそろえる

取引先から発注書が発行された場合は、受注書への記載内容をそろえるのが一般的です。たとえば、発注書に書かれている内容が、

• 商品名
• 数量
• 期日

であれば、受注書には省略せずに同じ内容を記載しましょう。ただし、複数の発注や追加発注がある場合は、まとめて受注書を発行するケースもあります。

発注書と受注書の関連性が複雑になると受注漏れが発生しかねないため、発注書と受注書は関連性が見えるようにしましょう。たとえば、発注書に番号が振ってあれば、受注書にも記載するのがおすすめです。

【書き方3】受注書に記載される項目

前述したように、受注書に決まったフォーマットはありませんが、記載される項目はどの企業でもほぼ同じです。本記事では、無料でダウンロードできるテンプレート様でダウンロードできる受注書のテンプレートをもとに項目を設定します。

項目	解説
日付	注文を受けた日
受注番号	受注書の管理番号
宛名	取引先の担当者名。場合によっては取引先の企業名や、所在地も記載する
件名	取引内容の件名
発行者	受注書を発行した担当者の名前。企業名や所在地を記載する場合も多い
コード	商品コード。商品コードがない場合は項目そのものが不要の場合もある
商品名	商品やサービスの名称
単価	商品やサービスの単価。単位が複数ある場合は「単位」の項目を作る場合も多い
数量	受注した数量
金額	単価と数量を掛けた金額。表の下部には小計と消費税、合計を記載する。内税か外税で記載する数字が異なるため注意が必要
備考	特記事項がある場合に記載する
押印欄	担当者や上長などの押印欄

企業によって必要な項目は異なるため、自社にあった受注書のテンプレートを作成するのがおすすめです。

受注書を作成する際のポイント5つ

受注書を作成する際は、下記のポイントを押さえておきましょう。

1. 使用する印鑑の種類はあらかじめ決めておく
2. 課税文書には収入印紙を貼付する
3. 定められた保存期間を守る
4. 記載項目を漏れなく書く
5. 支払い条件は明確に記載する

支払い条件の確認は口頭やメールのみで済ませるのではなく、正式な書類として取引先と認識を合わせるのが無難です。ひとつずつ見ていきましょう。

【ポイント1】使用する印鑑の種類はあらかじめ決めておく

そもそも受注書は、捺印が必要な書類ではありません。しかし、受注書に捺印をする場合は「捺印する役職」「印鑑の種類」など、どの印鑑を使用するのかというルールを明確にしておきましょう。

担当者以外に誰が押すべきなのか、シャチハタでもいいのかなどを決めておかなければ、使用される印鑑がバラバラになりかねません。本来使用すべきではない印鑑を使用すると、受注書の発行ミスにつながりかねないため、企業全体でルールを統一しておきましょう。

【ポイント2】課税文書には収入印紙を貼付する

課税文書にあたる受注書の場合には、収入印紙を貼付する必要があります。受注書が課税文書に該当するかどうかは、文書に記載されている内容に基づいて判断されますが、原則として商品売買のみの場合は対象ではありません。

下記の場合は、収入印紙の貼り付けが必要です。

• 契約に作業や業務を含む場合
• 契約金額が1万円以上の場合

収入印紙の金額は、取引の金額によって異なります。

記載された契約金額	税額
1万円未満	非課税
1万円以上　100万円以下	200円
100万円超　200万円以下	400円
200万円超　300万円以下	1,000円
300万円超　500万円以下	2,000円
500万円超　1,000万円以下	10,000円
1,000万円超　5,000万円以下	20,000円
5,000万円超　1億円以下	60,000円
1億円超　5億円以下	10万円
5億円超　10億円以下	20万円
10億円超　50億円以下	40万円
50億円超	60万円
金額の記載がないもの	200円

＜出典：国税庁＞

契約内容と金額をしっかりと確認して、収入印紙を貼り忘れないように注意しましょう。

【ポイント3】定められた保存期間を守る

受注書は契約書としての意味合いもあるため、法律で一定期間の保存が義務づけられています。保存期間は個人が7年間、法人が10年間で、確定申告にも使用するため大切に保存しておかなければなりません。

過去の取引を参照する際に確認するケースもあるため、ファイルに綴じて保管しましょう。また、電子帳簿保存法により電子データとして保存する必要があるので、要件を確認して対応するのがおすすめです。

【ポイント4】記載項目を漏れなく書く

受注書を作成する際は、記載漏れがないように注意しましょう。記載漏れがあると、取引先に迷惑をかけたり、再発行に手間がかかったりしてしまいます。

項目が多いほど記載が漏れてしまうケースも多くなるため、発行前に必ず確認するようにしてください。

納品方法や特記事項は備考欄に書き、取引内容に相違がないようにお互い確認できるようにするのがおすすめです。また、自社と取引先両方とも管理しやすくなるため、受注書のもとになった発注書番号を記載しておきましょう。

【ポイント5】支払い条件は明確に記載する

支払いに関する条件や情報も、受注書にしっかりと明記しておきましょう。支払い条件が曖昧なままでは、代金未払いや支払いの遅れなどトラブルに発展しかねません。

金銭にまつわるトラブルは、解決に時間がかかるだけでなく、企業としての信頼も失ってしまいます。備考欄や別紙にまとめて、認識を合わせることが重要です。

受注書の作成を効率化する2つの方法

受注書の作成を効率化する方法は、下記のとおりです。

1. 受注管理システムを導入する
2. テンプレートを活用する

受注管理システムは受注書の作成だけではなく、受注管理にまつわる業務全般を効率化できるシステムです。担当者のリソース確保につながるので、生産性向上を図る場合におすすめします。順番に見ていきましょう。

【方法1】受注管理システムを導入する

受注管理システムを導入すると、FAXやメールでのやり取りにリソースを割く必要がなくなり、受注書の作成など「受注管理にまつわる業務全般」の効率化が可能になります。

たとえば、受注管理システムCO-NECTでは、そもそも受注書の作成をせずともワンクリックで発注を受付できます。分析レポートも作成できるため、その場限りの施策に終わらず、さらなる取引の拡大を期待できるでしょう。

発注側は無料で使用できるだけでなく、発注書の作成やFAX送信の手間がなくなるため、両者とも業務効率化につながります。CO-NECTの詳細は、下記よりご確認ください。

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【方法2】テンプレートを活用する

「受注書の作成を効率化したいけど、受注情報や出荷状況などの管理は不要」という場合は、既存テンプレートの活用がおすすめです。既存テンプレートは、WebやExcelからダウンロードでき、基本的な項目がすでに記載されているので手軽に利用できます。

テンプレートによっては自社にあうようにカスタマイズできるため、求めるものと完全に一致していなくても問題ありません。むしろカスタマイズできる点が、テンプレートのメリットと言ってもいいでしょう。ゼロから作成するよりも時短になるので、ぜひ活用してみてください。

まとめ：わかりやすい受注書で正確な取引を実施

受注書は、取引先からの注文に対し「承知した」旨を伝える書類です。受注書に決まったフォーマットはありませんが、取引先から発行された発注書の内容にあわせて受注書を作成しましょう。

その後は、発注書と受注書でお互いに取引内容を確認し、期日にあわせて納品します。ただし、内容によっては収入印紙が必要だったり支払い条件を記載したりと、受注書のフォーマットが複雑化する場合も多いです。

受注書にまつわる業務を効率化したいときは「ゼロから作成する場合は、ダウンロードできるテンプレートを使用する」「受注管理システムの導入を検討する」といった対策がおすすめです。

受注管理システムCO-NECTでは、受注書の作成が不要なうえ、受注から伝票作成までの受注作業をシームレスで進められます。CO-NECTの詳細は、下記からご確認ください。

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