受発注業務のデジタル化が重要な理由とは？DXとの関連性も解説
「受発注業務を改善するため、デジタル化したい」
「受発注業務のデジタル化するために必要なことがあれば知りたい」
と思うことはありませんか？
受発注業務を効率化する上で、デジタル化はとても重要です。生産性が上がったり、人的ミスを減らしたりすることで、業務改善につながる可能性があります。
しかし予算には限界があるため、今デジタル化を進めるべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、受発注業務のデジタル化が求められている背景や導入時の課題、成功事例を紹介します。
受発注業務のデジタル化におすすめのシステムも紹介しているので、ぜひご一読ください。
なお、受発注業務のデジタル化を進める上で「課題を整理すること」はとても重要です。下記で受注業務におけるよくある課題と解決策をまとめているので、無料ダウンロードのうえご活用ください。
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目次
受発注業務のデジタル化が求められている3つの背景
受発注業務のデジタル化が求められている理由は、業務の効率化だけではありません。ここでは、受発注業務のデジタル化が求められている3つの背景を紹介します。
- 政府が受発注取引の電子化に力を入れている
- インフラ環境や法制度の変更に伴う対応が必要となった
- DX推進に向けた国と企業の動きが活発化している
政府が受発注取引の電子化に力を入れている
企業だけでなく、政府も受発注取引の電子化に力を入れています。具体的には、2023年を目途に「電子受発注システムの導入率を約5割にすること」が明示されています。
上記の目標を達成するために「中小企業共通EDIの仕様整備」を進めており、受発注システムの導入にあたって「IT導入補助金」の利用も可能です。つまり、企業にとっても受発注システムの導入をしやすい状況になっていると言えます。
もしもIT導入補助金を利用してシステム導入を考えている方は、下記の記事が参考となります。
インフラ環境や法制度の変更に伴う対応が必要となった
インフラ環境や法制度の変更に合わせるべく、受発注業務のデジタル化を進めている企業も増えています。変更が必要な理由の代表例が、以下2つへの対応です。
- ISDN サービス（INS ネット）の廃止
- 電子帳簿保存法への対応
固定電話網のIP化に伴い、2024年1月にISDNサービスが終了します。ISDN回線を利用して受発注情報のやり取りをしている場合、システムの切り替えが必要です。
また、電子帳簿保存法への対応も必要となります。「電子帳簿保存法」とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを定めた法律のこと。2024年1月から紙での保存が無効となるため、電子取引データを保存するための仕組みが必要です。
このようにインフラ環境や法制度の変化に伴い対応が必要となるケースもあります。
DX推進に向けた国と企業の動きが活発化している
国や企業のDXに対する動きが活発化していることも、受発注業務をデジタル化すべき理由のひとつです。2018年にDX推進ガイドラインが出たことをきっかけに、国内のDX推進に対する動きが加速しています。
実際にIPA 独立行政法人情報処理推進機構がまとめた「DX白書2023」によると、以下のように国内におけるDXの取り組み状況は増加傾向にあります。
出典：DX白書2023
DXを進める上で、デジタル化の推進は必要不可欠です。以上3つの理由により、受発注業務のデジタル化が求められています。
では、受発注業務の導入に向けて何か課題はあるのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
受発注業務をデジタル化する際の課題3つ
受発注業務をデジタル化する上での課題は、以下の3つです。
- デジタル化のメリットがイメージできない
- 取引先がシステムを導入していない
- システム導入にかかる費用の負担が大きい
それぞれ詳しく見ていきましょう。
課題1：デジタル化のメリットがイメージできない
1つ目の課題はデジタル化のメリットがイメージできないことです。
デジタル化にはシステム導入が必要となり、導入や維持に費用がかかります。メリットがイメージできないと、予算が下りずに導入に踏み切れません。
まずは、受発注システムを導入するメリットを押さえておきましょう。メリットの例としては、以下が挙げられます。
▼発注側のメリットの例
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▼受注側のメリットの例
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メリットの詳細については、下記の記事をご一読ください。
課題2：取引先がシステムを導入していない
2つ目の課題は、取引先がシステムを導入していないことです。FAXや電話で受発注を行っている場合、取引先に受発注方法の変更を伝えなければなりません。
取引先にどう伝えるべきか頭を抱えてしまう場合、システムを利用するメリットを伝えることがおすすめです。
例えば受発注システムを利用することで、以下のように取引先にもメリットがあります。
- FAXに比べて手間や時間がかからなくなる
- 仕入れ金額の集計や入荷確認も簡単になる
- スマホやタブレットなどでも簡単に使える
取引先への伝え方に悩みそうな方は、下記の記事をご一読ください。
課題3：システム導入にかかる費用の負担が大きい
3つ目の課題は、システム導入にかかる費用の負担が大きいことです。システム導入と聞くと、数百万円以上かかるケースを想定している方もいるのではないでしょうか。
しかし「クラウド型」の受発注システムであれば、月額数千円から導入できるシステムも少なくありません。また「無料お試し期間」や「フリープラン」を利用すれば、本格的な導入前に費用対効果のイメージを確認できます。
一部の受発注業務を無料プランで試し、1ヵ月ほど比較してみてはいかがでしょうか。費用対効果のシミュレーションができれば、社内で稟議も通しやすくなります。
なお、クラウド型の受発注システムについては下記の記事で詳しく解説しています。あわせてご一読ください。
デジタル化を支援する受発注システム3選
受発注システムの導入にあたって、どんなシステムを選ぶべきか悩むこともあるのではないでしょうか。ここでは、おすすめの受発注システムを3つ紹介します。
| システム名 | 特徴 |
| CO-NECT（コネクト） | ・無料プランがあり取引先にも紹介しやすい ・インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している ・受発注業務にかかる時間を1/4に抑えた事例あり |
| MOS（モス） | ・スマホ・タブレットでも操作しやすい ・運用ルールに合わせたカスタマイズが可能 ・低価格で導入できる「MOS Lite」もあり |
| COREC（コレック） | ・注文フォームをWebで簡単に作成できる ・受注データをCSVやPDF形式でダウンロードできる ・受注データから納品書や請求書の作成が可能 |
※システム名をクリックすると、詳細をまとめた場所までスクロールします
1. CO-NECT（コネクト）
出典：CO-NECT
CO-NECTは、CO-NECT株式会社が提供するクラウド型の受発注システムです。CO-NECTの特徴は、以下のとおりです。
- 無料プランがあり取引先にも紹介しやすい
- インボイス制度や電子帳簿保存法に対応している
- 受発注業務にかかる時間を1/4に抑えた事例あり
初期費用が0円で受注側・発注側ともに無料プランがあるため、取引先に紹介するときも安心です。また、クラウド型の受発注システムなので登録してすぐに利用できます。
受発注業務を効率化する機能も豊富にあり、分析のためのレポートも作成できるため、業務効率化につながるシステムの導入を考えている方におすすめです。
| サービス名 | CO-NECT |
| URL | https://biz.conct.jp/ |
| 料金 | ・受注側：要問い合わせ（無料プランあり） ・発注側：無料 |
| 無料期間 | 無料で利用できるフリープランあり |
2. MOS（モス）
出典：MOS
MOSは、株式会社システムサポートが提供する受発注システムです。MOSの特徴は、以下のとおりです。
- スマホ・タブレットでも操作しやすい
- 運用ルールに合わせたカスタマイズが可能
- 低価格で導入できる「MOS Lite」もあり
MOSは、AndroidやiOSでも使いやすい受発注システムです。運用ルールに合わせてカスタマイズが可能なので、企業に最適なシステムを導入できます。
また、低価格で導入できる「MOS Lite」もあるため、導入費用が心配な方にも安心です。
| サービス名 | MOS |
| URL | https://www.mosjapan.jp/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
| 無料期間 | 要問い合わせ |
3. COREC（コレック）
出典：COREC
CORECは、株式会社ラクーンコマースが提供するBtoB向けの受発注システムです。CORECの特徴は、以下のとおりです。
- 注文フォームをWebで簡単に作成できる
- 受注データをCSVやPDF形式でダウンロードできる
- 受注データから納品書や請求書の作成が可能
注文用のWebフォームを簡単に作ることができ、注文フォームは自社サイトに設置できます。また、特定の取引先にのみメールで注文フォームを送ることも可能です。
受注が入るとメールが届くため、外出中でも受注状況を把握できます。注文フォームを取引先ごとに変えて運用したい方におすすめです。
| サービス名 | COREC |
| URL | https://corec.jp/ |
| 料金 | ・受注側：月額2,980円 ・発注側：月額1,480円 |
| 無料期間 | 無料プランあり |
受発注業務のデジタル化に成功した事例3選
最後に、受発注業務のデジタル化に成功した事例を3つ紹介します。
| 事例 | 効果の例 |
| 長谷観光株式会社さま | 受発注業務にかかる時間を半減 |
| 株式会社美十さま | 1か月で200時間もの工数削減を実現 |
| 株式会社エムエイチジェイさま | 受発注業務にかかる時間を1/4まで削減 |
事例1：長谷観光株式会社さま
長谷観光株式会社では、システム導入前に以下の課題がありました。
- 食材を取引先に発注するための業務に膨大な時間がかかっていた
- 資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じていた
具体的に言うと、資材課と調理場の間で確認事項が多く、受発注業務に毎月150時間も費やしていました。受発注システムを導入したことで、以下の効果がありました。
- 受発注業務にかかる時間を半減できた
- 手書きのメモや発注書の作成が不要になり、紙の使用量を削減できた
手書きのメモがなくなったため確認にかかる時間が減ったほか、発注内容を素早く取引先に連携できるようになりました。長谷観光株式会社の事例の詳細は、以下をご一読ください。
事例2：株式会社美十さま
2つ目の事例は「株式会社美十」の事例です。株式会社美十では、システム導入前に以下の課題がありました。
- FAXの確認やシステムへの入力に時間がかかっている
- 入力ミスなどのヒューマンエラーがたびたび起きている
- 過去の注文書を探すのに時間がかかる
「発注書を手入力でシステムに登録しているため時間がかかる」という課題のほか、数量の入力ミスも起こっていました。
受発注システムを導入したことで、以下の効果がありました。
- 注文情報のシステム転記がなくなり工数を大幅に削減できた
- FAXを取りに行ったり内容を確認したりする手間が減った
導入後、1か月で200時間もの工数削減につながったそうです。また、紙での管理がなくなったため、取引先や販売店ごとに分ける作業が無くなり、発注情報の管理も改善されました。株式会社美十の事例の詳細は、以下をご一読ください。
事例3：株式会社エムエイチジェイさま
3つ目の事例は「株式会社エムエイチジェイ」の事例です。株式会社エムエイチジェイでは、システム導入前に以下の課題がありました。
- メールでの受発注業務に多くの時間を費やしていた
- リアルタイムでの在庫管理が難しく、注文が来ても在庫がないことがあった
取引先からメールで注文を受けていましたが、メールに気づかず商品発送が遅延するなどのトラブルがあり、その対応で1日の半分以上を受発注業務に費やしていたそうです。またExcelの注文書で受注していたため、取引先が注文書を作成している間に商品が売れてしまい、商品の在庫がないまま受注してしまったこともありました。
受発注システムを導入したことで、以下の効果がありました。
- 受発注業務や在庫管理にかかる時間を大幅に削減できた
- 在庫を考慮した上で受注できるようになった
メールの確認やトラブル対応が減ったことで、受発注業務にかかる時間を1/4程度まで抑えられるようになったそうです。また、受注情報を共有して出荷センターに出荷指示を出さなくても済むようになり、在庫管理に注力すれば運用できるようになりました。
株式会社エムエイチジェイの事例の詳細は、以下をご一読ください。
まとめ：受発注業務のデジタル化は必要不可欠
最初にお伝えしたとおり、受発注業務のデジタル化は国や政府が推し進めていることもあり、対応は必須と言えます。IT導入補助金などもうまく活用しつつ、デジタル化を進めていきましょう。
受発注業務のデジタル化には、受発注システムの導入がおすすめです。受発注システムを導入するメリットや選び方について詳細が知りたい方は、下記の記事をご一読ください。
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