受発注業務フローを効率化するには？課題と対処法、改善するメリットを紹介
「受発注業務に手間がかかる……」
「効率化を考えようにも、何から手をつけるべきか」
「具体的に改善する方法を知りたい！」
と思うことはありませんか。
顧客との取引の上で欠かせない受発注業務ですが、もっと時間をかけずにミスなくチェックできるようにしたいと思っている方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、
- 受発注業務で解決すべき課題
- 受発注業務の課題と効率化の方法
- 意外と見落としがちな受発注業務効率化のメリット
の流れで受発注業務の効率化につながる情報をまとめて解説します。
また、受注業務の効率化に悩んでいる方に向けて、無料のお役立ち資料をご用意しました。FAXが読み取れない、納品や請求の書類作成が大変など、具体的な課題を解決したい方は無料ダウンロードのうえご活用ください。
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目次
受発注業務とは
受発注業務とは、顧客から注文を受けて製品やサービス提供までの一連の業務を指します。受注業務と発注業務の違いは、以下の通りです。
- 受注業務：顧客からの受注情報をもとに、商品の出荷指示を行うこと
- 発注業務：仕入れ先の業者に対して、自社製品に必要な材料の発注を行うこと
受発注業務を効率化すると、商品をミスなく迅速に顧客へ提供しやすくなるだけではなく、仕事の生産性向上につながります。
では、具体的にどういった課題があるのでしょうか。次に、受発注業務を効率化するために解決すべき課題を紹介します。
受発注業務で解決すべき課題4つ
受発注業務で解決すべき課題は、以下の4つが挙げられます。
- 手作業によるヒューマンエラーが発生
- アナログ対応による生産性の限界
- 担当者ごとの業務属人化
- 業務間・システム間の連携不足
各課題を、ひとつずつ解説します。
【課題1】手作業によるヒューマンエラーが発生
受発注業務で解決すべき課題の1つに、ヒューマンエラーが挙げられます。
FAXで受注を行う場合、書き間違いや読み間違いが発生して発注ミスにつながる恐れがあります。たとえば1個を1ロットと間違えて記載してしまうと、重大な損害を引き起こしてしまうのではないでしょうか。
この他にも、電話やメールでの受注処理でもヒューマンエラーが発生する可能性があります。ヒューマンエラーを削減する方法を詳しく知りたい方は、無料でダウンロードできる下記資料をチェックしてください。
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【課題2】アナログ対応による生産性の限界
解決すべき課題の2つ目は、受発注業務のアナログ対応です。
受発注業務はまだまだFAXや電話で対応しているところもあります。電話で受注する場合、1件あたりの対応に2～3分ほど必要です。しかし受注業務をシステム化することで対応が不要になり、業務の効率化につながります。
アナログ対応の場合、受注が増えるほど対応コストが高くなります。たとえば1日に受注が20件と仮定して1件あたりの対応に3分かかった場合、受注業務をシステム化すると毎日1時間の労働時間を削減できます。
【課題3】担当者ごとの業務属人化
解決すべき課題の3つ目は、業務の属人化です。
たとえば、Excelで受注管理を行っている場合を考えてみましょう。登録するタイミングや管理の方法が担当者任せになっていると、担当者が増えたり変わったりしたときにトラブルが発生する可能性があります。
また、管理方法が担当者ごとに異なると、状況把握に時間がかかったり手順をめぐってトラブルに発展したりする恐れがあります。
このように、属人化しやすい点も対策を考えねばなりません。
【課題4】業務間・システム間の連携不足
受発注業務で解決すべき課題の4つ目は、業務間・システム間の連携不足です。
たとえば発注を行う場合、発注後に届いた商品の検品作業や請求処理の工程は、業務間で連携して処理を行います。しかし検品担当者と請求担当者がうまく情報共有ができていないと、入力漏れやミスの発生、データの整合性がとれないなどのトラブルが発生する恐れがあります。
またシステム間の連携に関しても、データを手入力している場合はミスが起こる可能性もあるでしょう。このように、業務間・システム間の連携によるミスへの対策も必要です。
ここまで受発注業務の主な課題を紹介しました。
会社によって抱えている課題は異なるため、最終的には各自で課題を発見して解決策を考えることが必要です。受発注業務の課題の発見方法は下記の記事で詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
上記の課題は、業務を効率化することで解決が可能です。次は、受発注業務を効率化する方法を紹介します。
受発注業務フローを効率化する5つの方法
受発注業務を効率化する方法は、主に以下の5つが挙げられます。
- 業務フローの改善
- 自作ツールの作成
- 外部ツールの活用
- 一部業務の外注
- コンサルティングの導入
自社にあった解決方法を探すためにも、それぞれの特徴を見てみましょう。
【方法1】業務フローの改善
受発注業務を効率化するための第一歩は、業務フローの見直しと改善です。
長年慣れ親しんだ業務の手順が実は非効率な場合がよくあります。まずは自分の所属する部門で行っている業務を整理して、改善の余地がないか考えてみましょう。
業務フローの改善検討にあたっては、連携する部署ごとに課題を整理するのがおすすめです。
また業務フローの改善にあわせて、以降で紹介するような新しいツールを活用すると、さらに円滑に業務を行える可能性もあります。
【方法2】自作ツールの作成
可能であれば、自作ツールを作成して業務効率化を行うのもおすすめです。
Excelで受発注管理を行っている場合は、Excel VBAを活用して効率化できるケースがあります。たとえばボタンをクリックするだけで、元データを参考にPDFで発注書や請求書を作成するなどです。
ある程度の知識や経験が必要になるものの、自作ツールを作成できるようになれば細かい効率化を行いやすくなります。
【方法3】外部ツールの活用
効率化の中でも特におすすめなのが、外部ツールの利用です。
業務フローの見直しやツールの自作には時間がかかってしまう一方、外部ツールはすぐに導入できるためです。受発注業務を効率化できる外部ツールは色々あり、なかには無料で利用できるサービスもあります。
たとえば受発注システム「CO-NECT」の場合、導入することで以下のメリットがあります。
- 無料で利用して試せる
- 受注から伝票作成まで対応できる
- 発注先がCO-NECTを導入していなくても利用できる
- 情報の管理や共有をスムーズに行える
受発注業務の効率化を試してみたい方は、下記ページをチェックしてください。
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【方法4】一部業務の外注
受発注の手間を省く観点では、一部の業務を他社に外注するのもおすすめです。
単純作業など外注できそうな業務があれば、一部だけ他社にお願いすることで作業負担を減らせることがあります。
ただし外注するのに手間がかかったり外注できる作業がなかったりする可能性もあります。作業フローを整理して、外注できる業務があるかどうか事前に整理するのがおすすめです。
【方法5】コンサルティングの導入
作業フローの洗い出しや改善がうまくできずに悩んでいる方は、コンサルティングの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
「改善すべき課題が見えてこない」
「課題はわかっているけれど、具体的にどう改善を進めるべきかわからない」
上記の悩みを抱えている方は豊富な知見を備えたコンサルタントに相談することで、効率的に業務改善を行いやすくなるのでぜひ活用を検討してみましょう。
受発注業務を効率化するメリット4つ
受発注業務を効率化して得られるメリットは、以下の4つです。
- 人為的ミスの削減
- 受発注業務の工数削減
- 適切な在庫管理の実現
- 売上につながる業務時間の確保
ひとつずつ解説します。
【メリット1】人為的ミスの削減
受発注業務の効率化により、人為的ミスの発生を減らしやすくなります。手書きで受発注業務を行う場合、たとえば発注数量を「1ロット」と「1個」と記載してしまったり、FAXやメールの宛先を間違えてしまったりするミスが発生する恐れがあります。
しかし受発注システムでは入力フォーマットが決められているため、上記のミスの発生が抑えられます。
【メリット2】受発注業務の工数削減
受発注業務を効率化する大きなメリットは、業務の工数削減です。たとえばFAXで受発注管理を行う場合、以下の工数が発生します。
- FAX受信機器まで取りに行く作業
- 受信したFAX用紙を整理して保管する
しかし受発注管理システムを導入することで、上記の工程は発生しなくなります。工数の削減により、受発注にかかっていた時間を削減することができます。
【メリット3】適切な在庫管理の実現
受発注を効率化することで、在庫管理を適切に行いやすくなります。
たとえば紙で在庫管理を行う場合、在庫数が一定の水準を下回っていないか都度チェックする必要がありました。しかし受発注管理システムのなかには、在庫数が一定数以下になると通知を送ってくれるサービスがあります。
作業をデジタル化することで、ミスや漏れがない在庫管理を行いやすくなります。
【メリット4】売上につながる業務時間の確保
受発注業務を効率化するメリットの4つ目は、より売上につながる業務に充てる時間を確保できることです。
これまでの3つのメリットにより生まれた以下の時間を利用することで、新たな人件費を確保する必要もありません。
- 人為的ミスが減り、ミスに対応する時間も減る
- 業務の工数削減により、受発注にかかる時間が減る
- 適切な在庫管理を行いやすくなり、緊急対応にかかる時間が減る
この理由から受発注にかかる時間が減り、その代わりに売上をのばすための業務に時間を使いやすくなります。
まとめ：業務課題を見極めて対策することが重要
今回は受発注業務の効率化を紹介しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。
受発注業務には、以下の課題と解決方法があります。
1．手作業によるヒューマンエラーが発生
2．アナログ対応による生産性の限界
3．担当者ごとの業務属人化
4．業務間・システム間の連携不足▼受発注業務を効率化する方法5つ
1．業務フローの改善
2．自作ツールの作成
3．外部ツールの活用
4．一部業務の外注
5．コンサルティングの導入
どの方法で業務を効率化しようか迷った場合には、導入スピードとコストの観点から外部ツールの活用がおすすめです。
たとえば受発注システム「CO-NECT」の場合、以下の悩みを解決します。
- 受注から伝票作成までの時間を削減したい
- FAXや聞き取れない留守電に悩まされずに受注を進めたい
- 情報の管理や共有を社内・社外共にスムーズに行いたい
CO-NECTは受注・発注のどちらでも無料からお試しできるのが魅力的です。
実際に効率化できるか気になる方は「CO-NECT」を実際に導入した企業様の事例集を用意しましたのでぜひ活用ください。
