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Web EDIとは?EDIとの違いや導入するメリット5つをやさしく解説

「そもそもWeb EDIはどんな仕組みで取引できるの?」
「Web-EDIを使えば業務効率化につながるのだろうか……」
「Web EDIを導入するメリットがあれば詳しく知りたい!」
と思うことはありませんか?

山のような受注・請求書類を見ながら、受注業務の効率化にお悩みの方もいるのではないでしょうか。Web-EDIシステムを取り入れれば、業務の効率化やコストの削減が可能です。

そこで、今回は以下の流れでWeb-EDIについて解説します。

  • Web-EDIの仕組み
  • EDIとの違い
  • システムの導入メリット
  • システム導入時の注意点

受発注業務におすすめのWeb-EDIシステムも紹介しています。業務改善にお悩みの方はぜひ参考にしてください。

なお、事前にEDIについて詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

また、こちらの記事では受発注業務の課題や対処法について解説しています。「業務フローをスリム化したい」とお悩みの方は、あわせてご一読ください。

Web-EDIの仕組みとは?

EDI Electronic Data Interchange. Computer keyboard and office supplies on a white desk.

Web-EDIとは、EDIによる企業間取引をWebブラウザで行うことです。企業間取引には、主に取引先との契約や受発注業務があります。

そもそもEDI(Electronic Data Interchange)には、「電子データ交換」という意味があります。そのWebブラウザ版がWeb-EDIで、インターネット回線を使って商取引に必要な契約書や、受・発注書や納品・請求書などの送受信が可能です。

ちなみに専用回線を構築せずに、インターネットのWebブラウザでシステムを利用することをクラウド型コンピューティングと言います。Web-EDIシステムの多くはこのクラウド型となっています。

Web-EDIとEDIとの違い

Web-EDIとEDIの違いは、データ交換に使う通信回線にあります。

■Web-EDIとEDIとの違い
・Web-EDI:インターネット上のWebサーバー
・EDI:専用回線

インターネット回線を使用するWeb-EDIは、Webブラウザで通信しますが、EDIは特定の企業とやりとりするため専用回線を使用します。そのため、EDIは通信インフラの構築が必須です。

EDIの専用回線には、以下の3種類があります。

専用回線の種類 特徴
個別EDI ・取引先ごとに通信ルールを設定する
・仕様や識別コードなど個別対応が必要
標準EDI ・標準化されたルールで、データ交換できる
・標準EDI同士なら、個別の対応は不要
業界VAN ・特定の業界における標準的な仕様
・他業種との通信は困難

ご覧のように、EDIは回線の種類によって使用が制限されます。一方Web-EDIは、インターネット回線を使用するため、通信回線そのものを気にせずWeb上でやりとりが可能です。インターネット接続さえあれば、いつどこにいても取引できます。

このような違いから、昨今はEDIよりもWeb-EDIを導入する流れが進んでいます。そして、それを後押しするのが「2024年問題」です。2024年問題とは、電話回線を使用したインターネット通信の「ISDN回線」が、2024年1月以降使えなくなることです。

ISDN回線は、かねてよりEDIの通信インフラで、受発注システムにISDNの専用端末を使用している企業もあります。そこで、EDIが使えなくなる前にWeb-EDIに移行する流れが起きているのです。

「Web-EDIとEDIの違いについて深く知りたい」という方は、両者の違いを詳しく解説したこちらの記事もぜひご参照ください。

電子帳簿保存法とWeb-EDI

Web-EDIを使った商取引では「電子帳簿保存法」を遵守しなければなりません。電子帳簿保存法とは、紙・電子取引に限らず、税法で保存義務のある書類の扱いを定めた法律です。

2022年1月に改正が行われ、2024年1月からはすべての電子取引において、保存要件に沿った電子データの保存が義務化されます。

電子データの保存要件は、以下の通りです。

・データの改ざんを防ぎ、真実性の確保する
・アプリなどで、データの可視性を確保する
・システムに検索機能をつける
・モニター・操作説明書等の備付け参考:国税庁「教えて!令和3年度改正 電子帳簿保存法」

具体的には、電子データの改ざんを防ぐために「タイムスタンプ付きのデータ授受」や、訂正削除などの「変更履歴が残る仕組みの導入」などがあります。言ってみれば、システム導入が前提ともとれる対策です。

検索機能に関しても、取引先や取引年月日、金額などで情報を引き出せるようにしなければなりません。電子帳簿保存法を守るためにも、電子データの保存要件に対応したシステムを選ぶとよいでしょう。

Web-EDIを導入するメリット5つ

前章では、Web-EDIの仕組みや改正電子帳簿保存法についても解説しました。法令を遵守するためには、Web-EDIシステムの導入が必要だと思われた方も多いのではないでしょうか。

ここでは「企業がWeb-EDIを導入するメリット」について、5つに絞って紹介します。

1.インストール作業が不要で、導入がとても簡単
2.専用回線を用意する必要がなく、導入・運用費用が低コストで済む
3.請求書などのペーパーレス化により経費削減につながる
4.最新のセキュリティで通信できるため、安全性が高い
5.クラウド環境を利用したシステムが多く、アップデートの手間がかからない

Web-EDI選びにも役立つ内容となっているので、ぜひ参考にしてください。それでは1つずつみてみましょう。

【メリット1】インストール作業が不要で、導入がとても簡単

Web-EDIは、Webブラウザからシステムにアクセスするため、パソコンにソフトをインストールする必要はありません。そのため、インターネット接続環境のあるパソコンがあれば、すぐに使えるようになります。

これは、導入時にパソコンにソフトをインストールし、定期的なシステムアップデートも必要なEDIに比べると、大きなメリットです。

例えば、Web-EDIで取引先から受注業務を始めるまでの流れは、3ステップです。

■Web-EDIで受注業務を始めるまでの流れ
1.Web-EDI受発注システムをWebブラウザで開く
2.プランを選択し、アカウントを新規登録する
3.作成したアカウントにログインし、商品情報をアップロードする

このようにWeb-EDIシステムは導入がとてもシンプルなため、気軽に始めやすいです。

【メリット2】専用回線を用意する必要がなく、導入・運用費用が低コストで済む

Web-EDIは専用回線を構築する必要がないため、システム導入や運用にかかる費用を抑えることが可能です。EDIに使われる専用回線は構築費用がかかりやすく、ISDN回線の場合データ量や接続時間などから加算されます。

しかし、インターネット回線を使用するWeb-EDIなら、取引先との物理的距離や接続時間に関係なく、インターネットの通信費用のみです。そのため、導入・運用費用が低コストで済みます。

【メリット3】請求書などのペーパーレス化により経費削減につながる

Web-EDIを利用すると、企業間のやりとりで必要な書類が電子化されるため、紙の書類を用意する必要がありません。受注書や請求書などのペーパーレス化が進むと、コピー用紙代やコピー機のインク代も節約可能です。

また、取引先に書類の発送や整理業務にかかる手間と費用も抑えられます。実際、弊社のWeb-EDIの受発注システム「CO-NECT(コネクト)」を導入した企業の中には、業務にかかる時間を1/3に削減できた事例もあるほどです。

参考事例:クラウン製パン株式会社さまの事例はコチラ

ペーパーレス化は、結果的に業務担当者の作業時間を節約して人的コストの削減にも有効です。

【メリット4】最新のセキュリティで通信できるため、安全性が高い

Web-EDIはインターネット環境で通信するため、セキュリティ対策を心配する声も聞かれます。しかし昨今のWeb-EDIシステムは、SSL化(Secure Sockets Layer:暗号化技術)された通信が主流で安全性が高いです。

例えば、サイトアドレスにSSL化された「https」がついているホームページでは、クレジットカードなどの重要な情報が漏れても第三者が簡単に解読できない仕組みになっています。

このように、暗号化技術は日々進化を続けているため、通信回線についてのセキュリティは気にし過ぎる必要はないでしょう。

ただし、Web-EDIを利用する側のセキュリティは別です。パソコンやスマホ・タブレットなどの端末には、セキュリティソフトなどを入れておくようにしましょう。

【メリット5】クラウド環境を利用したシステムが多く、アップデートの手間がかからない

Web-EDIシステムは、メンテナンス費用や各種アップデートなどで、利用者に工数の手間をかけることはありません。システムを提供する企業が常に最新のセキュリティを維持し、不具合対応も行うからです。

夜間メンテナンスなどでシステム利用が中断されることはありますが、利用者が対応する必要はありません。「最新のセキュリティを保つために、運用費や工数がかかるのでは……」という心配は無用です。

おすすめのWeb-EDI受発注システム3選

前章ではWeb-EDIの導入について、業務効率化や経費削減、スムーズな導入とシステムの安全性などのメリットを紹介しました。その上で、実際にどのようなサービスがあるのか知りたい方もいるのではないでしょうか。

ここでは、実際におすすめのWeb-EDI受発注システムを3つ紹介します。

1.CO-NECT(コネクト)
2.らくうけーる
3.Meeepa

ぜひ参考にしてください。

また、「自社に合ったWeb受注システムを選びたい」という方は、こちらからぜひ参考資料をダウンロードしてください。

\ 何を基準に選べばよいかがわかる! /
失敗しないWeb受注システムの選び方とは?
▲無料ダウンロード資料

1.CO-NECT(コネクト)

BtoB受発注システム「CO-NECT(コネクト)」は、業界や事業規模を問わず企業間取引を効率化するWeb-EDIです。担当者のミスや確認作業を減らし、煩雑な受注業務のスリム化を実現します。

CO-NECTにできることは、主に以下の通りです。

・受注情報と管理を一元化
・納品書や請求書の作成・送信を効率化
・取引先別に金額や条件を設定可能
・入力ミスなど、業務上のヒューマンエラーを予防
・担当者任せで取引条件が変わる「受注の属人化」を防止
・改正電子帳簿保存法に対応

また、CO-NECTでは、各注文の詳細をシステムで設定できるため、取引先ごとの要望に対応しやすいです。例えば、1ロットごとの販売単価を取引先ごとに設定したり、システム上で個別にチャット問い合わせ対応をしたりすることもできます。

クラウド型システムのため、パソコンとインターネット接続さえあれば、別途機器の購入は不要です。導入費用は無料で、申込から最短当日で利用を開始できます。試しに使ってみたい方も始めやすいです。もちろん、改正電子帳簿保存法にも対応しています。

CO-NECTは、Web接続環境があればパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも使用可能です。見やすい画面で直感的に操作できます。

サービスに興味をお持ちの方は、お役立ち資料「受発注システムCO-NECTでできる12のこと」もご覧ください。

受発注システムCO-NECTでできる12のこと
▲無料ダウンロード資料

2.らくうけーる

「らくうけーる」は、FAXでもWebでも利用できるWeb-EDI受発注システムです。クラウド上で商品の提案から受注ができます。特徴としては、天気や気候などで価格や入荷量が変わりやすい生鮮品向けの機能と、それ以外の非生鮮品向けの機能があることです。

例えば、野菜や果物など鮮度が重要な商品と、それ以外の一般商品で受注フローを変えています。具体的には、生鮮品向けの場合、受注前に入荷案内と商品を提案する機能を付加しています。

この機能は、入荷予定や商品数など、担当者間で個別にやりとりしていた工程のシステム化です。受注までの過程をシステムで行えるので、やりとりを効率化し、取引先も商品の発注計画を検討しやすくなります。

3.Meeepa

「Meeepa」は、IT業界向けの企業間取引を効率化するクラウドサービスです。見積もりから受発注、請求などの各業務をシステムで自動化できます。

システムの特徴としては、エンジニアの請負契約や派遣派遣などITならではの取引に対応していることです。データ検索機能や電子契約書のタイムスタンプ機能などもついています。

フレンド機能を利用すれば、インターネット上で新しい取引先を見つけることも可能です。

Web-EDIシステムの導入で押さえておくべき3つの注意点

受発注業務の効率化におすすめのWeb-EDIシステムを紹介しましたが、実際にシステムを導入する際には気を付けなければならないこともあります。

ここでは、Web-EDI導入の注意点を以下の順で紹介します。

1.使用するには取引先に協力を依頼しなければならない
2.取引先企業のシステムに対応した仕様か
3.業務に慣れるまで時間を要する

自社にWeb-EDIシステムを導入する際に問題になりえる内容でもあるため、ぜひ参考にしてください。

【注意点1】使用するには取引先に協力を依頼しなければならない

Web-EDIシステムを使用して企業間取引をするには、取引先にもシステムを導入してもらう必要があります。取引先に同意を得ないと利用できないため、協力を依頼しなければなりません。

しかし既述の通り、膨大な数の受発注をFAXや電話で行う担当者の負担を考えると、システムで自動化するメリットは大きいです。当然、取引先も業務を効率化できることに変わりはありません。そこで、取引先に導入メリットを伝えることをおすすめします。

またCO-NECTの場合ですが、発注者が無料で使えることも依頼しやすいポイントです。取引先が使用するときも同様に導入コストやメンテナンスは要りません。

Web-EDIシステムを取引先に使ってもらうための方法が気になる方は、こちらの記事もぜひご参照ください。

【注意点2】取引先企業のシステムに対応した仕様か

Web-EDIシステムを新しく導入するときは、通信プロトコルが取引先企業に対応しているか確認する必要があります。通信プロトコルとは、「通信する際のルール(規格)」のことです。

Web-EDIでは、主に以下の通信プロトコルが利用されています。

通信プロトコル名 概要
EDIINT AS2 ・インターネット技術の標準化団体が制定
・国際標準規格
OFTP2 ・欧州の自動車標準化団体が制定
・自動車業界に特化
ebXML MS ・国連機関とWebサービス標準化組織が策定
・国際標準規格
JX手順 ・日本独自の規格
・流通業界で広く利用
SFTP ・インターネット技術の標準化団体が策定
・ファイル転送に特化

ここで重要なのは、「通信プロトコルが対応していない企業とは、Web-EDIで取引ができない」という点です。

そこで、Web-EDIを使ったWeb受発注システムを選ぶときは、以下の2点に気を付けましょう。

・「複数の通信プロトコル」に対応している、Web受発注システムを選ぶ
・取引先企業の通信プロトコルを確認する

【注意点3】Web-EDIによる業務に慣れるまで時間を要する

Web-EDIは利便性の高いシステムが多いです。しかし、担当者が操作に慣れないうちはとまどうこともあります。

例えば、電話やFAXのみを使用してきた場合や、既存のEDIからシステムを移行する場合が挙げられます。操作方法を学び、できるだけ早く慣れなければなりません

そのような事態に備えて、使いやすいデザインと、手厚いサポート体制を兼ね備えたサービスの導入をおすすめします。例えば、システムを利用する担当者や部署への教育や、相談窓口があると安心しやすいです。

まとめ:Web-EDIシステムで受発注業務を効率化!

Manager (businessman, coach, leadership) plan to increase company performance.

Web-EDIシステムは、受発注などの企業間取引の効率化をサポートします。システムを導入するメリットは以下の通りです。

・インストール作業が不要で、導入がとても簡単
・専用回線を用意する必要がなく、導入・運用費用が低コストで済む
・請求書などのペーパーレス化により経費削減につながる
・最新のセキュリティで通信できるため、安全性が高い
・クラウド環境を利用したシステムが多く、アップデートの手間がかからない

また、これからWeb-EDI受発注システムを導入するなら、電子帳簿保存法に対応したシステムを選びましょう。CO-NECTは法令遵守も難なくできる受発注システムです。

サービスについて詳しく知りたい方は、こちらからダウンロードが可能です。ぜひご参考ください。

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