生産性向上とは？業務効率化との違いや生産性向上のメリットを紹介
「生産性向上と業務効率化はどんな点が違うんだろう」
「生産性向上のための具体的な施策を知りたい」
生産性向上とは、与えられたリソースを最大限に活用し、より大きな効果を生み出せるようにすることを言います。労働力不足が叫ばれる今、生産性向上は避けて通れないタスクのひとつですが、やみくもに取り組んでも効果はなかなか出ません。
この記事では、生産性向上のための具体的な施策のほか、生産性向上のメリットや業務効率化との違いなどについて解説しています。ぜひ最後までご覧ください。
目次
生産性向上とは
「生産性向上」とは、与えられたリソースを最大限に活用し、より大きな効果を生み出すことを言います。
ここで言う「リソース」とは、例として以下のものが挙げられます。
- ヒト（社員や社員の労働力・スキル など）
- モノ（企業の設備やシステム、原材料 など）
- カネ（資金・財務リソース など）
- 時間
- 情報
生産性向上は、これらのリソースを活用することで、効率的に生産性を高められるようにすることを意味します。
業務効率化との違い
生産性向上に似た言葉に「業務効率化」があります。
業務効率化は、特定の作業や業務プロセスにおいて、より効率的に進められるよう取り組むことを言います。
生産性向上が「目標に対する成果の最大化を重視する」のに対し、業務効率化は「プロセスや手段の最大化を重視する」点が大きく異なります。
業務効率化について語る際、よく出てくる言葉が「ムリ・ムダ・ムラ」です。
- ムリ（組織・社員に大きな負担がかかっている状態）
- ムダ（予算や人材に余剰が生じている状態）
- ムラ（繁閑などにより、リソースや業務プロセスに大きな差が生まれている状態）
これらを削減することで、業務が効率的に進められるようになるのです。
なぜ生産性の向上が必要なのか
ここからは、なぜ生産性の向上が必要なのか解説します。
- 労働人口減少に対応するため
- 働き方改革を推進するため
- グローバル競争に対応するため
労働人口減少に対応するため
現在、どの業界・企業でも人材不足が深刻化しています。労働人口の減少すなわち労働力の不足は、ひとりひとりの負担が大きくなってしまい、企業の成長を鈍化させます。
高齢化が急速に進む日本では、今後も労働人口が増える見込みはありません。少ない労働力で多くの価値を生み出すのに、生産性の向上は避けて通れない課題です。
働き方改革を推進するため
働き方改革とは、働く人々の健康や幸福度の向上を目指す取り組みです。
生産性向上は、ストレスの軽減・労働時間の減少など働きやすい環境につながり、ワークライフバランスの実現に寄与します。
ワークライフバランスを実現するためには、生産性向上を目指し、従来より効率的な働き方への転換が不可欠と言えます。
グローバル競争に対応するため
生産性向上は、企業間だけでなく、国家間の競争力向上にも直結します。
公益財団法人 日本生産性本部が調査した「労働生産性の国際比較2023」によると、日本の一人当たりの労働生産性は85,329ドルで、OECD加盟38カ国中31位と低い水準です。
国内市場がシュリンクしていくなか、グローバル市場で勝ち残るには、生産性の向上はマストと言えます。
生産性向上のメリット3選
ここからは生産性向上のメリットについて解説します。
メリット1：労働環境を改善できる
1つ目のメリットは、労働環境を改善できることです。
業務プロセスを効率化したり、ツールを導入したりすることで、生産性が向上し、社員の業務負担を軽減できます。
また、労働時間・残業時間も減らせるため、ワークライフバランスの向上も期待できます。ワークライフバランスが向上することで社員のモチベーションが上がり、人材の流出を防止する効果もあります。
メリット2：コストを削減できる
2つ目のメリットは、コストを削減できることです。
上記でお伝えしたとおり、生産性が向上することで労働時間・残業時間を減らせるため、同時に人件費も削減できます。
また、生産性向上により、さまざまなリソースが最適化されれば、コスト削減できるのは人件費だけではありません。業務プロセスの効率化・システムの自動化などにより、作業にかかる時間や材料費などのリソースも削減できます。
メリット3：競争力が向上する
3つ目のメリットは、競争力が向上することです。
労働生産性が向上し、今までより短い時間で業務をおこなえる大きなメリットは、余った時間をコア業務に充てられることです。また、品質向上のための取り組み・付加価値を生む取り組みに時間を割けるようになり、他社との差別化にもつながります。
自社ならではの価値を提供できることは、競争力の向上に大きく貢献します。
生産性向上の5つの施策
ここからは、生産性を向上させる具体的な施策について説明します。
施策1：業務を見える化する
1つ目の施策は、業務を見える化することです。
業務の見える化には「ムダな業務を洗い出し、簡略化できる業務・やらなくてもいい業務をふるい分ける」「業務のなかで遅延やボトルネックが発生している部分を把握する」という役割があります。やるべき業務だけを行い、業務プロセスを改善することが生産性向上につながります。
また、タスクの進捗状況を見える化することで、業務の優先順位を把握し、最適なリソースの配分を実現するという目的もあります。
施策2：エンゲージメント向上を目指す
2つ目の施策は、エンゲージメント向上を目指すことです。
「柔軟な働き方が実現できる環境の構築」「社内コミュニケーションの活性化」など、社員のモチベーションが上がる施策を実行することで、エンゲージメント向上が見込めます。
エンゲージメントの向上には「社員が仕事に意欲的に取り組める」「チームワークが向上する」などの効果があり、生産性向上につなげられます。
施策3：適正な人材配置を実施する
3つ目の施策は、適正な人材配置を実施することです。
適正な人材配置には「業務量を均等にする」「スキルと業務をマッチさせる」という2つの目的があり、この目的を果たすことで生産性向上を目指します。
まず、適正な人材配置により業務負荷を均等に分散し、社員の負担を軽減することが重要です。加えて、業務に求められるスキル・適性を持った人員を配置することで、効率的な業務遂行を促進します。
適正な人材配置を継続するためには、配置した人員を定期的に見直すだけでなく、業務の理解度・習熟度が偏らないようにすることも大切です。社員研修などを行い、個々のレベルアップにつなげつつ、業務・スキルの平準化に取り組みましょう。
施策4：ノンコア業務をアウトソーシングする
4つ目の施策は、ノンコア業務をアウトソーシングすることです。
労働力不足が慢性化している現在、どんな小さな業務でも自社で行うのは非効率なケースがあります。ルーティンワークやサポート的な業務などのノンコア業務はアウトソーシングし、限られたリソースをコア業務に注力することで、生産性向上を目指しましょう。
また経理などは専門家にアウトソーシングすることで、作業の品質・スピードが向上するというメリットもあります。
施策5：ITツールを導入する
5つ目の施策は、ITツールを導入することです。
適切なITツールの導入は、業務効率化と生産性向上に役立ちます。アナログ的な方法で行なっていた作業をデジタル化し、業務負担を軽減しましょう。
なお、IT化・DX化による生産性向上については、下記の記事も合わせてご覧ください。
生産性向上のポイント
ここからは、生産性向上に取り組む際のポイントについて説明します。
目標を共有する
まずは目標を共有しましょう。
目標が「生産性を向上させる」だけだと少し抽象的に感じるケースもあるので、自社における具体的な定義と目標を設定することが重要です。
その際は必ず「なぜその目標を達成するべきなのか」を併せて共有しましょう。チーム全体で同じ方向を向き、一貫性を持って取り組むことが可能になります。
また、KPIを設定し、定量的な変化がわかるようにするのもおすすめです。
長時間労働を助長しない
社員の業務量を見極めないまま生産性向上の施策を進めると、結果的に長時間労働になってしまうことがあります。
例えば、生産性向上を目指す過程でスリム化に成功した業務の人員を減らしたり、余剰時間ができたぶん別の業務をあてがったりすることで、かえって労働時間を増やしてしまうケースが考えられます。
長時間働いても生産性は向上しません。長時間労働を助長せず、適正な労働環境での生産性向上を目指すことが重要です。
トライアンドエラーを繰り返す
生産性向上にはトライアンドエラーが欠かせません。生産性向上の取り組みはすぐに効果が出ることは少なく、PDCAを回して長期的に行うことが重要です。
導入したシステムを「導入して終わり」にせず、効果検証を行い、プロセスを改善していくことが持続的な生産性向上につながります。
生産性向上は競争力の向上と人材不足の解消につながる
この記事では、生産性向上を目指す理由や生産性向上のメリット、生産性向上のポイントなどについて解説しました。
労働人口減少が進む日本において、限られたリソースで多くの価値を生み出すためには、生産性向上への取り組みが不可欠です。業務の見える化・適正な人材配置・ITツールの導入などの施策を進め、積極的に生産性向上を目指しましょう。
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