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店舗でWeb受発注システムは使える?導入を決める3つのタイミングも解説!

「店舗での受発注業務に、Web受発注システムを導入すべき?」
「Web受発注システムを導入すると、店舗の受発注業務をどれだけ効率化できるのかな……」
と、思うことはありませんか?

そこで本記事では、「店舗でWeb受発注システムを使うのがおすすめの理由や、導入するメリット・デメリット」をご紹介します。Web受発注システムの導入がおすすめのタイミングも紹介しているので、まずはご一読ください。

店舗でWeb受発注システムを使うのはおすすめ?メリット・デメリットを解説!

「店舗でWeb受発注システムを導入すべき?」と思っている方向けに、以下2つについて解説します。

・店舗でWeb受発注システムを使うのがおすすめの理由
・店舗でWeb受発注システムを使うメリット・デメリット

1つずつ詳しく見ていきましょう。

店舗でWeb受発注システムを使うのがおすすめの理由

店舗でWeb受発注システムを使うのがおすすめの理由は、以下の3つ。

1. 電話で受注する時間が減る
→店舗に来てくれたお客様を待たせなくてすむ
2. スマホでかんたんに受発注業務ができる
→忙しくても、欲しいと思ったときすぐに発注できる
3. FAXなどを使わなくても受発注業務ができる
→発注書(紙)の管理コストなどが減る

1.電話で受注する時間が減る

接客中に受注の電話を受けてしまうと、目の前のお客様を待たせてしまいますよね。しかし、Web受発注システムを導入すれば、電話にでなくても受注が可能です。時間が空いているときに確認すればいいので、お客様を待たせる必要はありません。

たとえばWeb受発注システム「CO-NECT」の場合は、次のように発注フォームから発注ができます。


(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360038783351–はじめてのCO-NECT-テスト発注

そして受注するときも、以下のように「受け付ける」ボタンをクリックするだけです。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

電話での受注が減り、店舗に来てくれたお客様に注力できます。

2.スマホでかんたんに受発注業務ができる

また、スマホでかんたんに受発注業務ができます。そのため、店舗営業中であっても「欲しい」と思ったタイミングで発注が可能です。Web受発注システムによっては、以下のようにLINEと連携して発注できるケースも。

■CO-NECTでLINEから発注する例:

3. FAXなどを使わなくても受発注業務ができる

さらに、Web受発注システムからFAXの送受信ができるため、紙の発注書の管理コストも減ります

■CO-NECTでFAXから発注する例:

このように、「店舗における受発注業務の悩み」を解決できるので、Web受発注システムの導入がおすすめです。他にも、Web受発注システムで出来ることはたくさんあります。

以下で詳しく解説しているので、ご一読ください。

また、店舗でWeb受発注システムを導入するメリット・デメリットもあります。詳しく見ていきましょう。

店舗でWeb受発注システムを使うメリット・デメリット

店舗でWeb受発注システムを使うメリットは、以下の3つ。

・受注側のメリット:受注データを一覧で確認できる
→受注の状態が確認しやすく、受注情報を管理しやすくなる
■CO-NECTの受注一覧画面の例:

・発注側のメリット①:FAXで発注する際の、発注書の到着確認の手間がなくなる
→未送信の場合メールで通知が来るため、送信完了まで待たなくてすむ
■CO-NECTの送信失敗通知メール例:

・発注側のメリット②:発注履歴から再発注できる
→同じような商品を発注する際、時間をかけずに再発注できる
■CO-NECTで再発注できる例:

一方、以下のようなデメリットもあります。

1. Web受発注システムの導入に費用がかかる場合がある
2. システムの操作に慣れるまで、少し時間がかかる

業務が効率化できるとはいえ、高額すぎると導入に踏み切れないケースもありますよね。でも、ご安心ください。

無料で導入できるWeb受発注システムもあるので、その中から選べば問題ありません。無料のWeb受発注システムでも、担当者が1人の場合は全ての機能を利用できることも。

以下で無料のWeb受発注システムの特徴や、有料との違いについて解説しています。まずは、ご一読ください。

また、「システムの操作に慣れるのが大変そう……」と思った場合は、スマホで操作できるWeb受発注システムを選ぶのがおすすめです。たとえば「CO-NECT」では、スマホで受発注業務ができるのはもちろん、LINEと連携して発注することも可能です。

以下で詳しく解説しているので、ご一読ください。

以上が、店舗にWeb受発注システムを導入するメリット・デメリットでした。

Web受発注システムを導入するときは、導入タイミングにも気を付けるのがおすすめです。次に、「Web受発注システムの導入を決めるタイミング」について解説します。

店舗にWeb受発注システムの導入を決める2つのタイミング

店舗にWeb受発注システムの導入するのがおすすめのタイミングは、次の2つ。

1.時間のかかる業務をなくして「工数」を減らしたいとき
2.経費をなるべく抑えて「コスト」を削減したいとき

それぞれ具体的な事例をもとに、詳しく解説します。

1.時間のかかる業務をなくして「工数」を減らしたいとき

1つ目は、「時間のかかる業務をなくして『工数』を減らしたいとき」です。受発注業務の工数を抑えることができれば、人件費を削減できるだけでなく、空いた時間に別の業務を進めることも可能です。

たとえば以下のようなケースで、実際に工数削減できた事例もあります。

1. (発注側)FAXの発注作業(発注情報の入力、注文書の印刷、FAXで送信)に時間がかかる
居酒屋 鳥益さま:毎日20分かかっていた時間を、「5分」に短縮!
2. (受注側)受注連絡を受けてFAXを確認しても注文書が届かず、取引先への確認に時間がかかる
商社 多生堂さま:注文書の確認にかかる時間が無くなり、年間60時間削減!
3. (受注側)納品書を手書きで作成しており、時間がかかっている
青果卸 菜々やさま:納品書の作成工数が、1日4時間から数分に短縮!

受発注業務をしている中で、工数が気になっている方におすすめです。

2.経費をなるべく抑えて「コスト」を削減したいとき

2つ目は、「経費をなるべく抑えて『コスト』を削減したいとき」です。Web受発注システムで削減できる経費の例は、以下の2つ。

・人件費
→業務効率化して作業時間を減らせば、削減可能!
・その他経費
→FAXなどのトナー代、用紙代、電気代などを削減可能!

たとえばWeb受発注システム「CO-NECT」を導入して、以下のようにコスト削減を実現できた事例もあります。

1. 受注管理(電話受付、確認電話、帳票作成、出荷指示など)の時間短縮
→2時間30分かかっていた業務が30分で終わるようになり、年間約100万円の経費削減!
2. 商品のお問い合わせにかかっていた作業時間の短縮
→問い合わせ対応時間が1/5以下に減り、年間約50万円の人件費削減!

また、FAXの送信にかかる経費も削減可能です。たとえば、1ヵ月100件(200枚)に10時間かかる想定だと、年間20万円以上の経費削減が可能です。

経費削減の具体的なシミュレーション方法については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ、ご一読ください。

ここまでの内容を、一旦まとめます。

■店舗にWeb受発注システムを導入するおすすめのタイミング
1.時間のかかる業務をなくして「工数」を減らしたいとき
→業務効率化を進めて、作業にかかる時間を削減可能!
2.経費をなるべく抑えて「コスト」を削減したいとき
→人件費や、FAXなどにかかる経費を削減可能!

以上2つのタイミングでは、Web受発注システムの導入がおすすめです。ただ、いざWeb受発注システムを導入しようと思っても、「店舗の受発注業務におすすめのシステムがわからない……」という方も多いのではないでしょうか。

次に、「店舗におすすめのWeb受発注システム」をご紹介します!

店舗におすすめのWeb受発注システムとは?

店舗におすすめのWeb受発注システムは、以下の3つ。

システム名 特徴
CO-NECT ・クラウド型で登録後すぐに使えるので、導入に時間がかからない
スマホやタブレットでも利用できるため、店舗の受発注業務に最適
LINEと連携して発注する機能もあり、すきま時間に発注可能
・発注ユーザーは完全無料、受注ユーザーも無料で使えるフリープランがあり、初めて試す人にもおすすめ!
COREC ・取引先ごとに発注フォームをカスタマイズできる
・発注額を集計できるレポート機能がある
・無料プランはあるが、登録できる店舗に制限がある
MOS ・スマホでも使いやすいデザインで、受発注業務ができる
・費用はかかるが、業務に合わせたカスタマイズが可能
・外部の基幹システムと連携する機能がある

特にCO-NECTは、LINEと連携してかんたんに発注ができます。

店舗の営業中でも、すきま時間に発注できるのでおすすめです。

また、受注作業も、FAXで届く発注書の内容確認で電話連絡をしたり、注文の電話を取って受注する必要がありません。具体的に言うと、以下のように「発注情報の確認 + 注文内容の確定」をするだけで受注できます

1. 受注一覧画面に、受注情報が届く

2. 内容を確認し、「注文内容を確定する」ボタンをタップして受注できる

そのうえこれらの受注業務は、全てスマホでかんたんに操作できます。

「店舗業務が忙しく、パソコンが開けない……夜にまとめて受発注業務しないと!」といった悩みもなく、時間を有効活用できます。無料で使えるフリープランもあるので、一度利用してみてはいかがでしょうか。

まずは無料でCO-NECTを試してみる

また、「Web受発注システムをもっと見比べてから選びたい!という場合は、以下をご一読ください。

Web受発注システムを導入して、工数・経費を削減!

今回は、店舗でWeb受発注システムを使うのがおすすめの理由や、導入におすすめのタイミングについて解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・店舗でも、Web受発注システムの導入がおすすめ
・以下のタイミングで導入を検討すると効果が出やすい
1.時間のかかる業務をなくして「工数」を減らしたいとき
2.経費をなるべく抑えて「コスト」を削減したいとき
・スマホで使いやすいWeb受発注システムなら、「CO-NECT」がおすすめ!

店舗で受発注システムの導入を迷っている方にも、CO-NECTはおすすめです。無料で使えるフリープランもありますし、実際に業務効率化、経費削減できた事例も豊富です。

まずは、一度利用してみてはいかがでしょうか。

CO-NECTの詳細はこちら

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