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販売管理を徹底解説!プロセスや抱えている課題の解決方法、システムの選び方まで!

販売管理は、商品の取引に関する流れや、お金の流れを管理する業務です。適切な販売管理ができると利益を把握しやすくなり、業務も管理しやすくなります。

ただ、

「販売管理は、具体的にどんな業務を行うの?」
「販売管理を上手く進めるためには、どうすればいいんだろう……」

といった疑問や悩みを抱えることもありませんか?

そこで、この記事では「販売管理の具体的な流れや、業務を進める上での課題と解決策」についてお伝えします。

また、販売管理業務を効率化できるシステムも紹介しているので、ぜひご一読ください。

目次

そもそも販売管理とは?

販売管理とは、「商品を仕入れてから販売するまでの業務」を管理する業務のことです。

・いつ
・どこで
・誰に
・何を
・どのように
・いくつ
・いくら

など、これらの情報を正確に管理し、適切な在庫や商品の単価、代金の支払いなどを把握します。

販売管理が必要な理由は、商品の流れやお金の流れを見えやすくし、利益率の改善および向上に役立てるためです。

たとえば、どの企業にいくらで販売しているのか、どの商品がどのくらいの頻度で売れているのかを管理することで、全体的な商品やお金の流れが見えやすくなります。
結果として、今後の単価設定や注力商品、注力顧客の参考にもなり、利益の向上にも役立つということです。

それでは、具体的に販売管理に関する業務にはどのようなものがあるのでしょうか。

販売管理の主な5つの業務

販売管理には主に、以下5つの業務があります。

1,仕入管理
2,受注管理
3,出荷管理
4,請求管理
5,在庫管理

それぞれ詳しくお伝えしていきます。

1.仕入管理

仕入管理は、主に発注に関する業務です。主な業務の流れは以下の5ステップ。

1,見積り書の確認
2,契約
3,発注書の作成
4,検品作業
5,支払い

まずは仕入先から見積り書を提示してもらい、問題なければ契約です。

そして発注書を作成し、仕入先へ送付。商品が届いたら、商品の数や種類を確認する検品作業へと移ります。
すべて問題なければ仕入先から送付される請求書を確認し、支払いをして完了です。

発注管理については以下の記事でも詳しくまとめています。発注管理をより効率化させる方法などもお伝えしているので、ぜひご一読ください。

2.受注管理

受注管理は、商品の受注に関する業務です。取引先から来た発注書をもとに商品の詳細や納期を確認し、見積り書を作成します。

受注後は受注伝票を作成し、工場への生産指示や出荷指示へと進めるのが一般的な流れです。

受注業務に関しては、以下の記事でもより詳しくまとめています。受注管理のミスを減らして効率化する方法などもお伝えしているので、ぜひご一読ください。

3.出荷管理

受注業務の後は出荷管理です。
出荷管理は、出荷の指示や梱包、配送手配のような、出荷に関わる業務全般をいいます。

受注した内容をもとに製造担当者や出荷担当者と連携をとり、納品まで進めていきます。
このとき、伝達ミスによって納品する商品の種類や数に間違いがあったり、納期に遅れたりすると取引先からの信用を失いかねません。

そのため、双方の情報共有が非常に重要です。情報共有の方法としては、より正確に、そしてスムーズにおこなうためのシステム導入がおすすめです。具体的な理由や詳細については、後ほど詳しく解説します。

4.請求管理

請求管理は、請求書の作成や送付、代金の回収などを行う業務です。
納品が終わり次第、請求管理の業務へと移ります。

取引先ごとに請求書を作成・送付し、請求書の支払日になったら、実際の支払額と請求額を確認。金額に問題なければ入金伝票を作成します。

5.在庫管理

在庫管理は、欠品や過剰な在庫がないか確認する業務です。具体的には以下3つの業務に分けられます。

1,受払業務
2,実地棚卸業務
3,購買依頼業務

もう少し詳しくお伝えします。

5-1,受払業務

受払業務は、自社の在庫における商品の単価や数量、それぞれの金額などを記録して管理する業務です。

また、出荷した際の出庫に関しても記録します。

5-2,実地棚卸業務

実地棚卸業務は、前述した受払の記録と、実際の在庫数が一致するか確認する業務です。

たとえば出荷の際に記録を忘れて記録が残っていない場合、実際の在庫数と数字が一致しなくなる可能性があります。

このようなミスを防いだり、在庫の品質確認、売れ筋のよくない商品の確認にも役立ったりと、とても重要な業務です。

5-3,購買依頼業務

購買依頼業務は、在庫不足にならないように、商品の購買を依頼する業務です。

過剰な在庫を抱えたり、欠品による機会損失を防いだりするために、適切な購買をおこなう必要があります。

ここまで、販売管理業務についてお話してきました。ですがこれらの販売管理業務には、いくつか課題があります。
どのような課題があるのか、以下からお伝えしていきます。

販売管理業務が抱える3つの課題

販売管理業務には、主に以下3つの課題が存在します。

【課題1】書類作成や確認事項が多く、管理業務が煩雑になりやすい
【課題2】人的な負担が大きく、ヒューマンエラーが起こりやすい
【課題3】部署をまたいだ業務もあり、販売管理の情報を共有しづらい

具体的な課題のイメージについて、それぞれ詳しくお伝えします。

課題1:書類作成や確認事項が多く、管理業務が煩雑になりやすい

販売管理の課題の一つ目は、「見積書や請求書、納品伝票など、書類作成が多い」という点です。書類の数が多くなるので、当然管理コストは上がります。

また、受注内容や納期を確認したり、出荷指示をおこなったりと業務数が多く煩雑です。

業務が煩雑で仕事が忙しくなると、書類作成時の入力ミス、製造指示や出荷指示で伝達ミスをしてしまうリスクもあります。

そしてミスをカバーするためにリソースが割かれ、本来の業務が回らないといった悪循環にもつながりかねません。

取引先との信用問題にもつながる深刻な課題ともいえます。

課題2:人的な負担が大きく、ヒューマンエラーが起こりやすい

販売管理の課題の二つ目は、「人的な負担が大きく、ヒューマンエラーが起こりやすい」という点です。

人手が足りない企業であれば、販売管理業務までじゅうぶんに手が回らない場合もありますよね。この状況で利益を上げようと受注量を増やしてしまうと、従業員の反発も買いかねません。

また、販売管理業務に手が回らなくなってしまうと、在庫管理にも影響が出てきます。その結果、「欠品に気づかずに受注してしまう」といったミスが起こることも。

このような問題を解決するために、人的な負担を抑える仕組みづくりが重要です。

課題3:部署をまたいだ業務もあり、販売管理の情報を共有しづらい

販売管理の課題の三つ目は、「部署をまたいだ業務もあり、販売管理の情報を共有しづらい」という点です。

たとえば販売管理業務は、次のように担当部署が異なる場合があります。

・受注管理:営業
・請求管理:経理
・出荷管理:工場

この影響で、請求金額について営業と経理が連携をとったり、本社から工場へ出荷指示をする際に、伝達ミスが起きてしまうことも。

上手くそれぞれが情報共有できる仕組みになっていないと、受注数が増えたときに対応できなくなってしまう可能性もあります。

ここまでお伝えしたように、販売管理にはさまざまな課題があります。
このような課題を解決し、販売管理業務を効率化できるのが「販売管理システム」です。

次に、販売管理システムを導入するメリットをお伝えします。

【課題を解決!】販売管理システムを導入する4つのメリット

販売管理システムには、以下4つのメリットがあります。

1,販売管理業務を効率化できるため、ミスの軽減および人件費削減につながる
2,自社内だけでなく、取引先とも情報を共有しやすい
3,受発注業務が24時間可能になり、営業時間に捉われない販売管理が可能になる
4,ペーパーレス化でき、書き間違いや読み間違いも減少する

それぞれ詳しくお伝えします。

1.販売管理業務を効率化できるため、ミスの軽減および人件費削減につながる

販売管理システム最大のメリットは、販売管理業務を効率化できることです。
なぜなら販売管理業務は、受注情報の管理や書類作成など、自動化できる部分が多いからです。

たとえば従来の電話やFAXによる受注業務の場合、受注情報を自社のシステムに一度転記する必要がありました。
ですが販売管理システムでは、受注情報が自動的にシステム内に保存されます。

そして、受注情報をもとに請求書や納品書などの書類作成も簡単です。

【例:CO-NECTの場合】

▲受注データをもとに納品書のダウンロードが可能(画面②)。出荷ステータスを「出荷済み」にすることで、出荷完了メールを取引先に送信も可能(画面①)。
(引用元:【はじめてのCO-NECT】④受注処理

電話で対応する必要がないことから聞き間違いのリスクは減り、転記の必要がないため入力ミスも減ります。

その結果ヒューマンエラーも減少し、人件費の削減にもなるというわけです。

人件費の削減だけでなく人的な負担が減れば、本来の業務にリソースを割けるようにもなります。

2.自社内だけでなく、取引先とも情報を共有しやすい

「自社内だけでなく取引先とも情報を共有しやすい」というメリットもあります。

販売管理システムには、前述したように受注情報や発注情報、出荷ステータスなど、情報が一元化されています。

そのため、販売管理システムを見れば、受注情報を工場で確認することもでき、製造の進捗情報を本社で確認も可能です。

発注側からも、発注した商品がすでに出荷されたのか、納品されているのかがひと目で確認できます。

当然、自社内で部署をまたいだ情報共有も可能になり、連携がとりやすくなります。

【例:CO-NECTの場合】

▲商品ごとに出荷ステータスを変更可能。
(引用元:CO-NECT公式サイト「商品ごとに出荷状況を設定」

3.受発注業務が24時間可能になり、営業時間に捉われない販売管理が可能になる

受発注業務が24時間可能になり、営業時間に捉われなくなるのもメリットの一つです。

販売管理システムには、スマートフォンやタブレットでほぼすべての操作が可能なものもあります。よって会社だけでなく帰りの電車内や自宅でも受注情報を確認可能。常に受注できることから機会損失も防げます。

発注側もスマートフォンでいつでもどこでも発注できるため、仕入先の営業時間に捉われずに発注が可能です。

4.ペーパーレス化でき、書き間違いや読み間違いも減少する

ペーパーレス化でき、書き間違いや読み間違いが減少するメリットもあります。

なぜなら販売管理システムは、受発注に関する情報や在庫管理など、データでほぼすべて管理できるからです。

従来の販売管理、特に仕入れや受注管理でFAXを利用する場合、書き間違いや読み間違いによる情報の伝達ミスが発生しやすいものでした。さらにFAXからシステムに転記する際に起こる入力ミスに悩んでいた方も多いはず。

ですが販売管理システムは多くの情報をデータで管理できるため、紙を使う機会が減少します。書き損じや読み間違いによる伝達ミス。入力・転記ミスも減って時短にもつながり、生産性の向上も期待できます。

ここまでお伝えしたとおり、多くのメリットが期待できる販売管理システムですが、もちろんデメリットも存在します。

そこで次に、「販売管理システムを導入するデメリット」をお伝えします。

販売管理システムを導入する2つのデメリット

販売管理システムには、以下2つのデメリットが存在します。

1,販売管理システムの導入に、コストがかかる可能性がある
2,販売管理システムの導入までに、時間がかかる可能性がある

それぞれ詳しくお伝えしていきます。

1.販売管理システムの導入に、コストがかかる可能性がある

1つ目は、「販売管理システムの導入に、コストがかかる可能性がある」という点です。

たとえば販売管理システムをオンプレミス(自社にサーバーやネットワークなどの環境を作り、システムを導入する方法)で導入する場合、以下の費用がかかることも。

・専用のハードウェアやソフトウェアの購入に必要な初期費用
・システム運用に必要な月額費用
・メンテナンスに必要な保守費用

これらのコストを合わせると大きな支出となる可能性があります。

ただ、これらの費用をできるかぎり抑えられる方法もあります。
それが、クラウド型のサービスを利用するということ。クラウド型のサービスは、インターネット上ですでに提供されているサービスを利用するというものです。その多くはアカウントを作成するだけですぐに利用できます。

もう少し具体的な例でいうと、クラウド型で販売管理機能を備えた受発注システムの「CO-NECT」であれば、以下のように費用を抑えることが可能です。

・初期費用や月額費用がかからない「無料プラン」がある
・有料プランも、月額9,800円からと低価格で導入が可能
・長期的に見ても、数百万円の導入費がかかるオンプレミスよりお得
CO-NECTの詳細はのちほど詳しくお伝えしますが、コストを抑えつつ販売管理業務を効率化したい場合は、クラウド型のサービスを利用するのがおすすめです。

CO-NECTについてはこちら!

2.販売管理システムの導入までに、時間がかかる可能性がある

販売管理システムを導入するまでに、時間がかかってしまうリスクもあります。たとえば専用のシステムを1から開発したり、システムを動作させるためのハードウェアやソフトウェアの購入が必要になったりするケースです。

さらに機能のカスタマイズ、自社のスタッフ間で操作方法の共有もしなければなりません。結果として、数カ月単位、もしくはそれ以上の期間が必要になる可能性もあります。

販売管理システムは、先にお伝えしたように業務を効率化できる非常に便利なシステムです。
ですが導入のためにコストを費やしても、導入までの時間が必要以上にかかってしまっては業務の効率化も期待できません。

つまり、自社に必要な機能さえそろっていれば、できるだけ早く導入できるシステムが理想的です。

そしてここでも、クラウド型のサービスがおすすめできます。
クラウド型のサービスであれば、ダウンロードするだけで即日から利用できるものもあります。そのため、導入にほとんど時間がかかりません。
さらに、スマホに対応している「操作性の高いシステム」も多く、導入後に操作を覚える時間も少なくすみます。

一度、これまでお伝えしたデメリットへの対策をまとめます。

1,販売管理システムの導入に、コストがかかる可能性がある
クラウド型のシステムを導入すれば、費用を抑えられる
2,販売管理システムの導入までに、時間がかかる可能性がある
→オンプレミスではなく、クラウド型にすれば即日導入も可能

以上が販売管理システム導入のデメリットと、対策についてでした。

ここまで読んで、「クラウド型の販売管理システムを導入したい!」と思った方もいるのではないでしょうか。しかし、実際にシステムを探して選ぶとき、いくつか悩む点が出て来ることもありますよね。

そこで、販売管理システムの選び方をお伝えします。

販売管理システムの選び方5選

販売管理システムを探すにあたり、おすすめな選び方は以下の5つです。

1,コストが必要以上に高くならないか
2,素早く導入できるか
3,操作性がかえって不便にならないか
4,無料のトライアル期間はあるか
5,サポート体制は整っているか

もう少し詳しくお話していきます。

1. コストが必要以上に高くならないか

前述した通り、販売管理システムの導入にはコストがかかることも。

必要以上に高くなると導入までのハードルが上がり、費やしたコストの回収も難しくなるリスクがあります。

そのため、自社にとって必要な機能を確認したうえで、コストを抑えられるシステムを選ぶのがおすすめです。

2. 素早く導入できるか

販売管理システムを素早く導入できるかどうかも重要です。

販売管理システムは、即日から利用できるものもあれば、数カ月単位、長ければ年単位で期間がかかる可能性があります。

前述したように、導入までに時間がかかりすぎると、販売管理における業務効率化が図れません。
そのため利益の向上も見込めず、費やしたコストを回収するのが難しくなります。

必要な機能やコストと同じく、素早く導入できることも重要です。

3. 操作性がかえって不便にならないか

操作性がかえって不便にならないかも気をつけたいところです。必要以上に機能がついていたり、操作が難しかったりすると、使いこなせずかえって業務が煩雑になるリスクがあります。

特にこれまでITツールをあまり導入したことがない企業は要注意です。使いこなせないまま従来の方法に戻してしまう可能性も。

そのため、できる限り多くの従業員が使いやすいシステムを選ぶのがポイントです。

4. 無料のトライアル期間はあるか

無料のトライアル期間があるかどうかもチェックしたいところです。

どんなに良さそうなサービスがあったとしても、実際に利用してみないと操作性や利便性がわかりにくい部分もありますよね。

できるだけ無料で試せるサービスを選ぶことで、導入後の後悔や失敗を防ぎやすくなります。

5. サポート体制が整っているか

サポート体制が整っているかも忘れてはいけません。機械に頼る部分も多く、トラブルや不備があったときの対応の早さは重要です。

対応してくれる時間帯やオンラインでのサポートはあるのかなどは、最低限チェックしておくのがおすすめです。

販売管理業務の効率化にはCO-NECTがおすすめ!

販売管理業務を効率化するなら、CO-NECTがおすすめです。なぜならCO-NECTは、先にお伝えした5つの選び方すべてに該当しているからです。

■CO-NECTのおすすめポイント
1,コストが必要以上に高くならないか
無料で使えるフリープランがあり、有料のプロプランでも月額9,800円から始められる。
2,素早く導入できるか
基本登録してすぐに使えるため、最短で即日から利用可能。
3,操作性がかえって不便にならないか
スマホやタブレットにも完全対応しており、画面をタッチするだけの直感的な操作が可能。
4,無料のトライアル期間はあるか
無料で使えるフリープランがあり、事前に使い勝手を確認できる!
5,サポート体制は整っているか
平日の10:00~18:00の間でチャット・メールで対応可能。プランやオプション次第では電話対応も可。

また、CO-NECTは本来、受発注業務の効率化を目的としたWeb受発注システムです。しかし販売管理業務を効率化できる、次のような機能があります。

■CO-NECTで効率化できる販売管理業務
・業務1:受発注業務の効率化
仕入管理や受注管理の情報をデータで送受信することで、電話やFAXによる対応の手間を省ける。(CO-NECT以外で受注した受注内容に関しても、CO-NECTへの登録が可能)
・業務2:請求書や納品書などの書類作成が簡単にできる
受注情報が自動的にデータとして保存され、そのデータをもとに書類を作成可能!

▲受注した注文を選択して内容をもとにまとめて請求書を作成
(引用元:CO-NECTで請求書を作成
・業務3:出荷ステータスを共有して伝達ミスを防げる
受注側、発注側、製造側でそれぞれ情報を共有できるため、納期の遅延や納品数のミスを防げる。

▲商品ごとに出荷ステータスを変更できる。変更した情報は発注側にも反映される
(引用元:CO-NECT公式サイト「商品ごとに出荷状況を設定」

ただ、「導入してみたいけど、どんな機能があるのかわからない」「使いこなせるか不安…」という場合は、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

CO-NECTについて質問する

 

まとめ:販売管理業務を効率化して利益向上を目指そう!

ここまでの内容をまとめます。

・販売管理とは販売に関する業務・情報を管理すること
・従来の販売管理にはいくつもの課題があった
・従来の販売管理業務に関する課題は、販売管理システムで解決できる可能性が高い
・販売管理業務を効率化するなら、「CO-NECT」がおすすめ!

販売管理は、仕入れや受注、請求や在庫管理など、販売に関する業務や情報を管理することです。お金の流れや商品の取引の流れを見えやすくすることで、利益を把握しやすくなります。

ですが、販売管理にあたるそれぞれの業務は決して単純ではありません。部署をまたぐ業務もあり煩雑になりやすく、ミスが増加する可能性もあります。

販売管理のミスを減らして業務効率化するなら、CO-NECTがおすすめです。2週間の無料トライアルもあり、即日から簡単に導入できます。

システム選びに迷った場合や、CO-NECTに興味をお持ちの場合は、ぜひ一度お問い合わせください。

CO-NECTについてはこちら!

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