電子契約システムおすすめ5選！おもな機能と導入のメリットも紹介
電子契約とは、電子データ化された契約書を用いて、インターネット上で契約締結をおこなうことを言います。この電子契約をオンライン上でスムーズにおこなえるツールが「電子契約システム（サービス）」です。
「電子契約システムを導入することでどんなメリットがあるのかわからず、なかなか導入に踏み切れない」という人もいるのではないでしょうか。
この記事では、電子契約システム（サービス）を導入するメリットや、おもな機能などについて説明します。選ぶときのポイントも紹介していますので、電子契約システムの導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
電子契約システム（サービス）とは
電子契約とは、電子データ化された契約書を用いて、インターネット上で契約締結をおこなうことを言います。この電子契約をオンライン上でスムーズにおこなえるツールが「電子契約システム（サービス）」です。
システムを用いた電子契約では、契約にまつわる作業をすべてオンライン上でおこない、署名・押印の代わりに電子署名やタイムスタンプを用います。また、契約書はクラウドやサーバーに保管されるため、物理的な保管スペースは必要ありません。
電子契約と書面契約の違い
契約締結の方式としては、まだまだ電子契約より書面契約を採用することが多い、というケースも少なくないでしょう。書面契約と電子契約の違いは、おもにデータ形式の違いのほか「保存方法」「署名方法」などが挙げられます。
書面契約では紙に印刷した契約書が用いられ、双方が署名・押印をおこなうことで契約が成立します。一方、電子契約ではパソコンなどのデバイス上で契約書を確認し、同意のクリックや電子署名で契約が成立します。
そのほか、特定の契約によっては電子契約ができず、書面契約のみが認められているケースもあります。電子契約にまつわる法律（電子契約法・電子署名法 など）の改正によりその時々で大きく変わるため、新たに電子契約をとりかわしたいという場合は、電子契約が可能か確認してください。
電子契約システム（サービス）のおもな機能
ここでは電子契約システム（サービス）のおもな機能について説明します。
- テンプレート機能
- ワークフロー管理機能
- 電子署名機能
- タイムスタンプ機能
- 保管機能
テンプレート機能
テンプレート機能は、契約の定型部分・一般的な条件などをフォーマットとして保存し、呼び出すことで再利用できる機能です。
テンプレート機能を利用することで、同じ種類の契約書をスムーズに作成できる・内容の一貫性を保てるなどのメリットがあります。
ワークフロー管理機能
ワークフロー管理機能は、契約プロセスを管理し、承認・稟議をスムーズにおこなうための機能です。
承認・署名の順番を設定し、そのルートに沿ってタスクを進めることで、契約がスムーズに締結できます。また、承認作業が滞っていないか確認できるなど、プロセスの可視化にも役立ちます。
電子署名機能
電子署名機能は、契約者が暗号技術を用いて署名するための機能です。
デジタル署名技術を使用し、電子契約書が改ざんされていないことを証明できます。
タイムスタンプ機能
タイムスタンプ機能は、契約書の作成日時・署名日時を記録できる機能です。
第三者機関である「時刻認証局」が正確な時刻を記録し（= タイムスタンプ機能）、その時刻に契約書が存在したこと・以降改ざんされていないことを担保します。
保管機能
保管機能は、締結した契約書をクラウド上で保管する機能です。
物理的な保管スペースが不要であり、紙の契約書と違って紛失の心配がないというメリットがあります。
また、紙の契約書と違い、過去の契約書をファイル名などで簡単に検索できる点も魅力のひとつです。
電子契約システム（サービス）を導入するメリット
ここからは電子契約システム（サービス）を導入するメリットを紹介します。
- コスト削減
- 契約関連業務の効率化
- コンプライアンス強化
コスト削減
まず、電子契約システムにはコストを削減できるというメリットがあります。
紙の契約書には印紙税・郵送する際の通信費・印刷にかかる用紙やインク代といったコストがかかりますが、電子契約の場合は不要です。
また、契約書はクラウド上に保管されているため、物理的なファイルを保管するためのスペースコストや管理コストも削減できます。
契約関連業務の効率化
次に、契約関連業務の効率化がメリットとして挙げられます。
契約締結にかかるプロセスには手作業が多く、契約書の作成から承認・署名までに時間がかかりがちです。
電子契約システムを利用すると、契約書の作成から契約締結まですべてクラウド上でおこなえるほか、進捗管理がリアルタイムで把握できるため、契約にまつわるさまざまな作業がスムーズに完結します。
コンプライアンス強化
最後に紹介するメリットは、コンプライアンスの強化です。
電子契約を締結する際にシステムを利用することで、データ暗号化・アクセス制御・タイムスタンプ機能などのセキュリティ対策が強化でき、契約書を改ざんしにくいという利点があります。
加えて、電子契約システムは電子署名法への準拠・個人情報保護法の順守など、法的要件に適合するよう設計されているため、安心して利用できます。
電子契約システム（サービス）を導入するデメリット
電子契約システム（サービス）を利用することで得られるメリットについて紹介しましたが、デメリットがまったくないわけではありません。ここでは、電子契約システム（サービス）を導入するデメリットについても解説します。
- 取引先の理解が得られないケースがある
- 導入時に業務フローが混乱しやすい
- セキュリティ対策が必要
取引先の理解が得られないケースがある
まず、取引先の理解が得られないケースが考えられます。
アナログな業務の進め方をしている取引先だと、新しいフローへの積極的な移行に難色を示すかもしれません。また、従来の書面契約から電子契約に移行する際、取引先がシステムの操作や電子署名などに不慣れな場合があります。
電子化をスムーズに進められるよう、取引先とのコミュニケーションを密に取り、必要な場合はマニュアルを提供するなどの対応も検討しましょう。
導入時に業務フローが混乱しやすい
システムの導入時に業務フローの変更を伴う場合、一時的に現場が混乱し、作業効率が低下する可能性が考えられます。
導入の際は十分な準備期間を取り、段階的にシステムを導入することで、実際に利用する社員が新しいフローに順応しやすくなります。加えて、必要に応じて説明会を開く・マニュアルを作成するなどの対応をおこないましょう。
セキュリティ対策が必要
電子契約は、機密データや個人情報を扱うため、セキュリティの担保が非常に重要となります。
電子契約システムのセキュリティ機能だけでなく、社内でもアクセス制御の強化・セキュリティポリシーの整備・セキュリティ監査などの対応をおこないましょう。
電子契約システム（サービス）を選ぶときのポイント5つ
ここでは、実際に電子契約システム（サービス）を選ぶときのポイントについて解説します。導入時の参考にしてください。
- 使い勝手がいいか
- セキュリティ対策がしっかりしているか
- 自社の取り扱う契約書に対応しているか
- 既存システムと連携できるか・拡張性が高いか
- 費用対効果に見合うか
ポイント1：使い勝手がいいか
1つ目のポイントは「使い勝手がいいか」です。
利用者が使いやすいUIか・直感的に操作できるかを念頭に置いて選びましょう。また、カスタマイズ可能なシステムであれば、自社のニーズに合わせた調整が可能になり、さらに使い勝手が向上します。
実際のシステムを導入する前に、トライアルやデモなどで確認するのがおすすめです。
ポイント2：セキュリティ対策がしっかりしているか
2つ目のポイントは「セキュリティ対策がしっかりしているか」です。
電子署名法など電子契約にまつわる法律や、業界標準に準拠しているかを事前に確認しましょう。
また、アクセス制御・データの暗号化などシステム自体のセキュリティのほか「サーバーを管理するデータセンターのセキュリティ環境が安全か」なども合わせて確認しておくのがおすすめです。
ポイント3：自社の取り扱う契約書に対応しているか
3つ目のポイントは「自社の取り扱う契約書に対応しているか」です。
システムが取り扱う契約書・文書形式が、自社の業務や契約に合致しているか確認しましょう。
また、さまざまな契約書に対応できるよう、テンプレート機能があると作業を効率的に進められます。
ポイント4：既存システムと連携できるか・拡張性が高いか
4つ目のポイントは「既存システムと連携できるか・拡張性が高いか」です。
電子契約システムと親和性が高い既存システムを導入済みの場合、例えば
- 経理システムと連携させることで、契約が完了すると請求書が自動生成される
- メールアプリと連携することで、契約プロセスの進捗について通知メールが送信される
などの活用方法が考えられます。
電子契約システムをスムーズに使い始められるよう、システム同士が連携できるか事前に確認しておくのがおすすめです。
また、将来的な業務拡大やビジネス環境の変化にも柔軟に対応できるよう、拡張性が高いかもチェックしておきましょう。
ポイント5：費用対効果に見合うか
5つ目のポイントは「費用対効果に見合うか」です。
システムの導入・運用にかかるコストが自社の予算内に収まり、かつ効果に見合った金額かどうかは大きなポイントです。
導入時のシステム・サービスにかかるコストだけでなく、月額使用料・サポート費用・ライセンス料なども含めて検討しましょう。
おすすめ電子契約システム（サービス）5選
ここからはおすすめの電子契約システムやサービスを紹介します。
- クラウドサイン
- GMOサイン
- freeeサイン
- みんなの電子署名
- ドキュサイン
1.クラウドサイン
「クラウドサイン」は、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約システムです。大きな特徴は、弁護士がサービス全体を監修していること。導入企業は250万社を超え、電子契約サービスとして累計送信件数1,000万件超を誇ります。
電子署名法に準拠している点・官公庁や金融機関も利用している点などからも、セキュリティ性が高く安心して利用できるサービスと言えます。
| サービス名 | クラウドサイン |
| URL | https://www.cloudsign.jp/ |
| 料金 | 10,000円〜/月額送信料 200円/1件あたりユーザーを1人に限定した無料プランあり |
2.GMOサイン
「GMOサイン」は、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する電子契約システムです。民間企業だけでなく、多くの自治体にも採用されています。
1件あたりの送信料も110円と他社に比べて安価なため、多く利用する企業にはコスト削減の観点からおすすめです。
| サービス名 | GMOサイン |
| URL | https://www.gmosign.com/ |
| 料金 | 9,680円/月額送信料 110円/1件あたりトライアル用の無料プランあり |
3.freeeサイン
「freeeサイン」は、freeeサイン株式会社が提供する電子契約システムです。サポート体制が充実しており、無償トライアルのほか、オンライン面談やオンボーディングで導入をサポートしてくれます。
企業間でとりかわす商取引に関する契約書だけでなく、
- 秘密保持契約書や業務委託契約書などの一般的な契約文書
- 雇用契約書や労働条件通知書などの人事・労務関連の文書
など、さまざまな文書を電子化できます。
| サービス名 | freeeサイン |
| URL | https://www.freee.co.jp/sign/ |
| 料金 | 4,980円〜/月額送信料 0円/1件あたり（プランによって送信数上限あり）個人事業主向けのスタータープランあり |
4.みんなの電子署名
「みんなの電子署名」は、株式会社べクターホールディングスが提供する電子契約システムです。1年以上の文書保管以外、すべての機能を無料で使える点が大きな魅力と言えます。
サービスのほとんどは無料ですが、電子署名サービスの関連法令である
- 電子署名法
- e-文書法（電子文書法）
- 電子帳簿保存法
などに準拠しており、安心して利用できます。
| サービス名 | みんなの電子署名 |
| URL | https://es.vector.co.jp/ |
| 料金 | 0円/月額送信料なし1年以上の文書保管は有料（50文書まで550円月額） |
5.ドキュサイン
「ドキュサイン」は、ドキュサインが提供する電子契約システムです。世界180以上の国・地域で、10億人のユーザーが利用しています。
大きな特徴は、44言語で署名できる多言語対応機能。世界中のプライバシー基準・セキュリティ要件も満たす、グローバルなシステムです。
| サービス名 | ドキュサイン |
| URL | https://www.docusign.com/ja-jp/ |
| 料金 | 2,800円〜/月額送信料なし個人向けのパーソナルプランあり |
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この記事では、電子契約システム（サービス）のおもな機能や導入のメリット、システムを選ぶときのポイントなどについて解説しました。
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