FAXを電子化するメリット・デメリットとは？チェックすべきことも解説！
「FAXを受信した後の書類管理が手間でうんざりしている」
「FAXで受信した過去の伝票を探すのに苦労している」
と思うことはありませんか。
FAXを電子化すると上記の手間がなくなる上にミスも減るため、快適な業務環境が整います。とはいえ導入のイメージが湧かない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、FAXの電子化について以下の内容を解説します。
- FAXの電子化で得られるメリット
- FAXの電子化する際に生じるデメリット
- FAXを電子化する方法
FAXを電子化する前にチェックすべきことにも触れています。FAXの送受信に課題をお持ちの方は、ぜひ参考にしてください。
なお、FAXのデジタル化を考えている方は受発注システム「CO-NECT（コネクト）」を導入するのも一つの手です。無料でお試しできるため、以下からお気軽にお問い合わせください！
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なお、FAXによる受注を効率化るす手法については以下の記事にもまとめていますのでご興味がありましたら合わせてご覧くださいませ。
目次
FAXの電子化の特徴
FAXの電子化とは、FAXをインターネットを介したデジタルデータで送受信することです。「デジタルFAX」や「インターネットFAX」、また海外では「Web FAX」、「PC FAX」と呼ばれることもあります。
デジタルFAXの多くは、FAX機能付きの電話機や複合機がなくてもFAXの送受信が可能です。ほとんどのデジタルFAXサービスは、インターネット環境のあるパソコンやスマートフォン、タブレットなどで、場所に関係なくFAXを確認できます。
また、デジタルデータで管理するため、データの保管や記載内容の読み取りもシステムで行えます。
デジタルFAXは、以下のような場合におすすめです。
- テレワークを実施している
- 社員の外回りや出張などが多い
- 日常的に大量のFAX対応がある
外からFAXを確認したい場合や、目視による見落としや読み間違いなどの人的ミスを回避したい場合にデジタルFAXが役立ちます。
ちなみに、データは暗号化された上で送受信されます。クラウドサービスの利便性が高いため、情報漏洩やハッキングなどセキュリティ対策が気になる場合も、過度に心配する必要はありません。
FAXを電子化するメリット4つ
FAXを電子化すると、製品の受注業務など一連のFAX業務の効率化が期待できます。
具体的には、以下のメリットがあります。
- 到着確認や振り分けが不要となり人的コストが軽減される
- 外部から確認できるため外出先やテレワークにも対応しやすい
- データで保管できるため過去データの管理や確認がスムーズになる
- データ集計しやすくなり、経営戦略や商品開発に役立てやすい
それでは、ひとつずつ詳しくみてみましょう。
【メリット1】到着確認や振り分けが不要となり人的コストが軽減される
FAXの受信をインターネット通信で行うと、FAXの到着連絡や内容確認、用件別に振り分ける作業に割いていた人的リソースを削減できます。
なぜならデジタルFAXのサービスでは、FAX受付の対応状況をリアルタイムに発注者側へ共有し、注文内容の読み取りや振り分けをシステムが自動で行うからです。
また、デジタルFAXでは、FAXの受領や送信のために担当者が別フロアへ移動する必要もありません。全てPC上からの作業で完結するため、効率的に注文書の受領や納品書・請求書の送信が可能です。
なお、FAXをデジタル化する方法は「デジタルFAX」だけではありません。受発注システムを利用すれば、受注データが直接届くため注文書の文字が読めないなどの問題も解決可能です。
たとえば受発注システム「CO-NECT（コネクト）」では、受注確認から出荷の連絡までデジタルで完結します。注文の対応状況とその工程を社内や取引先に共有できるため、連絡ミスを防止します。
受注業務に関わる情報共有を、ミスなく確実に行いたい方は、ぜひこちらからデジタル受注サービスをご参考ください。
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【メリット2】外部から確認できるため外出先やテレワークにも対応しやすい
デジタルFAXは、インターネット通信環境がある場所であれば、どこにいてもアクセスできます。外出先やテレワーク時にも届いたFAXをリアルタイムで確認できるため、わざわざオフィスに出向く必要がありません。
これは、国が推進している労働人口対策（働きやすい環境づくりに着目した「働き方改革」）の流れとも合致しており、人材確保の観点からも有効です。
これは「デジタル技術を活用してビジネスを変容させる」企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）の考え方にも通じています。企業間取引で必要なFAXを電子化するからです。
【メリット3】データで保管できるため、FAX用紙のメンテナンスが不要になり過去データも管理しやすい
FAXを電子化すると、データの保管と管理を自動化しやすくなります。過去データを検索機能で簡単に引き出すことできるため、取引先からFAXで送られた書類を探す手間を大幅に削減できます。
たとえば、取引先が1年前に受注した製品とそのロット、および単価を確認したい場合、具体的な注文日とその詳細を記した注文書を確認しなければなりません。従来のFAXの場合、保管された膨大な紙の書類のなかから、該当書類を見つける手間がかかります。
デジタルFAXなら、過去のFAXや納品書データを遡ることなく、検索をかけるだけです。確認がスムーズになるので、その分人的リソースを確保し、別の業務にあてることができます。
また、注文書の更新作業の負荷も、デジタル化できれば軽減できます。例えば注文書の価格に変更があった場合、紙の発注書であれば修正した内容を発注元の各店舗に送らなければなりません。
発注元にFAXが届く前に古い発注書で注文が来てしまい、確認や対応に追われるといった心配もありません。このように、FAX用紙のメンテナンスが不要となる点も魅力です。
【メリット4】データ集計しやすくなり、経営戦略や商品開発に役立てやすい
製品の販売数を増やしたりサービスの契約を増加させたりするための各種戦略を練る際にも、デジタルFAXが役立ちます。
電子化されたFAXは、受注記録のデータベースから戦略を立案するためのデータを集計がしやすいためです。販売傾向や顧客層の分析をより一層容易にします。
たとえば、あらかじめ特定の製品の注文頻度や受注が集中する時期などを把握しておけば、タイミングにあわせて製造数を調整することも可能です。その結果、企業の経済的な損失になる不良在庫を防げます。
またデータ分析は業界のトレンドを知り、売れるものを開発したり、ターゲット層に向けたコンバージョン（成約）施策を練ったりする際にも有効です。
ここまで、FAXの電子化によるメリットをみてきました。とはいえ、従来のFAXからデジタルFAXへの移行には、ハードルもあります。続いて、FAXを電子化するデメリットを紹介します。
FAXを電子化するデメリット3つ
FAXを電子化する際には、まず自社のFAX通信環境を確認する必要があります。現在の作業フローによっては、FAXを完全に電子化するハードルが生じることもあるからです。
ここでは、デジタルFAXの導入デメリットを以下の順で解説します。
- 受け取るためには安定した通信環境が必要
- データの管理能力が必要
- 手書きのメモや訂正ができない
デジタルFAXを円滑に導入するためにも、メリットだけではなくデメリットも押さえておきましょう。
【デメリット1】受け取るためには安定した通信環境が必要
FAXを電子化するには、安定したインターネット通信環境が必要です。そのため、現在インターネットを使用していない企業は、通信回線の構築から取り組む必要があります。
地域によっては、大規模なインターネットの開通工事が必要になり、導入コストがかかることも視野に入れておきましょう。
ただし、インターネット環境を整えることは、決して無駄にはなりません。デジタルFAXを含めて、業務環境のDX化はテレワーク対応や社員の業務ミスの防止にもつながるためです。取引先の拡大やコストの削減など、導入コストを上回る総合的な改善が望めます。
【デメリット2】データの管理能力が必要
デジタルFAXは業務の効率化に有効ですが、データそのものの管理と活用は利用者にかかっています。新商品開発や経営戦略などを考えるのは人にしかできません。その基本となるデータの管理運用能力が問われます。
まずはFAXの電子化に社員が適応できるよう、使用方法とデータ管理に関する教育が必要です。多少時間はかかるかもしれませんが、社員にデータ管理能力が備われば、その先にあるデータ分析にも応用がきくようになります。
精緻な事業戦略がたてやすくなりますので、ぜひデータを扱える人材育成も検討してみてください。
【デメリット3】手書きのメモや訂正ができない
デジタルFAXはアナログ交じりの対応が必要な場合に、手間がかかります。たとえば、送られてきたFAXにメモを入れる場合、ペンを使って素早く書き込むことができません。
FAXで発注書を受け取った後、取引先から電話で訂正依頼や受注商品の分納指示があったとき、簡単にコメントを書き込めません。メモの電子化も必要です。一方で一度発行された書類の改ざんが簡単にできないことは、書類の偽造や不正が難しい証拠でもあります。
ここまで、FAXを電子化するメリットとデメリットを紹介しました。デジタルFAXは取引先とのやりとりを効率化できますが、システムの導入には通信環境を整えたり、社員にデータ管理能力が必要になったりします。
とはいえ、昨今の働き方改革や企業のDX化の流れから、FAXの電子化は標準化されることが予想されます。従来のFAXで対応していても、取引先からFAXの電子化に協力を求められるケースもあるでしょう。
続いて、実際にFAXを電子化する方法を紹介します。
FAXの電子化する方法は大きく分けて2つ
FAXを電子化する方法は、大きく以下の2つにわかれます。
- 紙のFAXをデータ化する
- クラウド型のFAXサービスを導入する
自社のFAX環境や使用傾向にあわせて、適切な方法を選ぶことをおすすめします。それでは詳しくみてみましょう。
【方法1】複合機で受け取ったFAXをデータ化する
従来のFAXを使用している場合、FAX業務をいきなり完全に電子化することは困難と言えます。まずは、複合機など今あるFAX設備を使用し、書類をスキャンしてデータ化することをおすすめします。
複合機でFAXをデータ化する方法は、以下の通りです。
- 複合機のFAX機能で書類を受信し、プリントする
- プリントされた書類を、機器のスキャン機能で取り込む（OCR化）
- 電子化したファイルをパソコンに転送する
FAXをスキャンして、データ化するメリットとデメリットをまとめてみました。
| メリット | ・既存の複合機を活用できるため、最小限の準備で電子化ができる ・取引先に発注方法の変更をお願いしなくて済むため、負担がかからない |
|---|---|
| デメリット | ・件数が増えるほど人的コストがかかる ・電子化はできるものの、業務効率化にはなりづらい |
紙のFAXをスキャンしてデータ化する方法がおすすめなのは、自社も取引先各社も従来のFAXを使用している場合です。社内に高速なインターネット環境がない企業や、デジタルアレルギーがある取引先に対しては、完全電子化のメリットを享受することが難しくなるためです。
なお、「スキャン（OCR化）ってどうするといいの？」と思われた方は、OCR（光学文字認識）の仕組みやできることを解説したこちらの記事もぜひご一読ください。
【方法2】クラウド型のサービスを導入する
二つ目の方法は、クラウド型のサービスの導入です。
クラウド型のサービスは、FAX対応の機器や複合機がなくてもインターネット環境があれば、パソコンやタブレットからFAXの送受信が可能です。そのため完全なペーパーレスとなり、FAXの機能を完全に電子化できます。
クラウド型のサービスにおけるFAX送受信の手順は、以下の通りです。
- 取引先よりFAXを受信したら即データ化され、クラウド上に保存される
- 担当者はメールやサービスを介してFAXを確認する
- 書類をパソコンで作成してサービスを介して送信する
クラウド型のサービスのメリットとデメリットをまとめました。
| メリット | ・インターネット環境さえあれば利用できる ・オンプレミス型と比べて、システムの導入コストを抑えられる ・顧客管理など基幹システムと連携できる |
|---|---|
| デメリット | ・取引先にもサービスの利用を促す必要がある ・導入するために社内で稟議を通す必要がある |
クラウド型のサービスがおすすめなのは、業務の効率化を目指したい企業や、自社で使用中の顧客管理システムや会計システムがある企業です。
昨今はアプリケーション同士をつなげるAPI機能に優れたサービスが多いため、自社の基幹となるシステムと連携することで、大幅な業務効率化が可能です。
たとえば、取引先情報を記録した顧客管理システムにサービスをつなげれば、FAXを送信する際に自動で連絡先や担当者名、取引履歴などが引き出せます。
書類作成における手入力はもちろん、目視でダブルチェックする手間も省けます。また、電子帳票システムと連携することで、会計業務も効率化が可能です。
今後の事業展開を検討するうえでも、拡張性の高いクラウド型のサービスを導入するメリットは大きいと言えるでしょう。
FAXの電子化を行う際のチェック項目3つ
FAXを電子化するメリットは大きいですが、自社が所属する業界や現在のFAX環境によって、システム導入に必要なものが異なる点に注意せねばなりません。
そこで、FAXの電子化を行う際に確認しておくべきことを以下の順で解説します。
- FAXの電子化で社内の問題解決ができるか
- FAXの電子化を行なった際のメリットが理解できているか
- 効果的な運用ができるか
FAXの電子化を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
1. FAXの電子化で社内の問題解決ができるか
まずは社内の課題をピックアップした際に、FAXの電子化が解決策として最善か検討することをおすすめします。
担当者が多忙で業務ミスしやすいのであれば、デジタルFAXで業務を自動化することは大きな解決策になります。また、特定の担当者が融通を利かせて対応しているなど、FAX業務が属人化されている場合も、担当者の不在時に業務が滞るリスクを避けることが可能です。
しかし、FAXでやりとりするメイン業務によっては、別の解決策がおすすめな場合もあります。たとえば、顧客から発注書の受け付けや、納品計画の共有や納入連絡などの受注業務を行っている場合は、受発注システムの導入も選択肢になるでしょう。
受発注システムと自社の会計システムを連携することで、受注に関わる事務処理を高速化し、事務担当者への負担を減らせるためです。
ちなみに、クラウド型の受発注管理システムのCO-NECTは、無料トライアルから始めることが可能で初期費用もかかりません。月額利用料も抑えられるため、担当者の残業単価と比較するとコスト削減できる可能性があります。
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もしも「受注業務の課題を掘り下げ、コスト削減ができる方法が知りたい」と思われた方は、受注業務の課題の記事もぜひご一読ください。
2. FAXの電子化を行なった際のメリットを理解できているか
業務課題の解決策としてFAXの電子化を行う場合、長期的な視点でどのくらいの価値があるのか、想定してみることをおすすめします。
FAXが電子化されれば、担当者の業務負荷を減らし、その分システムではなく人にしかできない業務にリソースを割くことが可能です。
また、過去のFAXデータを特定の要件で分類したり、蓄積されたビッグデータを分析したりすることで、自社の販売戦略や経営方針を練る鍵になります。
業務効率化の先を見据えたうえで企業として成長できるか考えると、FAX電子化のメリットを最大限引き出しやすくなるでしょう。
3. 効果的な運用ができるか
FAXの電子化のメリットは大きいですが、デジタルFAXを実際に運用できるかどうかもチェックすべきポイントです。既存のFAX体制からの移行になるので、スムーズな運用ができるかシミュレーションしておきましょう。
具体的にはサービスの提供事業者に相談して、本格的な導入の前に「運用テスト」や「トライアル」を実施することをおすすめします。実際に使ってみることで、FAX業務がどのくらい効率化できるか見えてくるからです。
仮運用でもシステムがビジネスの発展に活用できるか、ヒントを得られます。
導入後は、社員に機能や使用方法の共有をしましょう。始めはシステムの扱いになれず、とまどう可能性もあります。
しかし、その都度システムの扱い方や業務フローを確認し、導入目的を再度共有することで、次第にシステムの扱いに慣れてきます。社員の業務の負担が軽減されてくれば、業務効率化のメリットを享受できるでしょう。
まとめ：社内の現状を把握してFAXの電子化を行おう
FAXの電子化は、業務効率化だけではなくビジネス拡大につながる戦略作りにも役立ちます。
デジタルFAXのメリットをまとめると、以下の通りです。
- 人的コストが軽減される
- 外出先やテレワークにも対応しやすい
- 過去データの管理や確認がスムーズになる
- 経営戦略や商品開発に役立てやすい
一方で、自社の業務課題解決の最善策がFAXの電子化なのか、確認してみることも大切です。取引先の発注に関するやりとりから、FAX受注・納品に至るまでワン・ストップの管理を求めている場合は、別の解決策が適している可能性があります。
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