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Web受発注システムの予算をスムーズに獲得する方法。稟議を通すための考え方。

「Web受発注システムの予算を獲得するために、何をまとめればいいんだろう……」
「費用対効果が伝わりやすい考え方や、具体的な進め方があれば知りたい……」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、

・Web受発注システムの予算獲得に重要な考え方
・Web受発注システムの予算獲得に必要な6つのステップ

について解説します。
記事の後半で、「費用対効果のシミュレーション」や「数値の計算方法」もまとめています。
記事を読んですぐに準備できる構成にしているので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

Web受発注システムの予算獲得の為に重要な3つの考え方

Web受発注システムの予算獲得に重要な考え方は、次の3つです。

1.予算の承認権限を持つ経営層の、課題解決につながるか
2.具体的な課題と、解決した時の利益が明確になっているか
3.今システム導入をすべき理由が、明確になっているか

1つずつ詳しく見ていきましょう。

1.予算の承認権限を持つ経営層の、課題解決につながるか

1つ目に重要なのが、「経営層の、課題解決につながるか」です。なぜなら、実際に社内で稟議を通す際、承認する権限を持っているのが経営層だからです。

経営層と受発注業務の担当者では、以下のように捉える課題が異なります。

経営層の課題 受発注業務の担当者の課題
・売上拡大
・コスト削減
会社全体で見た課題を捉える
・FAXでの発注に時間がかかる(発注業務)
・手書きの発注書で、受注ミスが起こる(受注業務)
直近の業務の課題を捉える

たとえ業務上の課題解決につながる機能や利便性を雄弁に語ったとしても、「結局のところ、導入した後にどのぐらい効果が出るのか?」が伝わらなければ、社内の稟議を通すのが難しいのが実情です。

そうならないためにも、「経営者の課題(売上拡大や、コスト削減)をWeb受発注システムがどう解決できるのか?」といった視点で、情報をまとめて伝える必要があります。

具体的な方法や事例については後述します。

2.具体的な課題と、解決した時の利益が明確になっているか

2つ目に重要なのが、「システム導入によって解決できる課題と、解決後の利益が明確になっているか」です。
先ほどお伝えしたように、「コスト削減がどの程度できるか?」といった、費用対効果のまとめはもちろん重要です。

しかし、まとめた情報の裏付けがなければ、「本当に導入後に改善できるのか?」といった疑問が残り、予算を通すことが難しくなってしまいます。
そのため、「業務上の課題」と「システム導入後の効果」がわかるように、情報を整理しておきましょう。

3.すぐにシステムを導入すべき理由が、明確になっているか

3つ目に重要なのが、「すぐにシステム導入をすべき理由が、明確になっているか」です。
「Web受発注システムを導入するのは、効果がありそう」と経営層に伝わったとしても、予算獲得ができるとは限りません。

なぜなら会社で使える予算の枠がある程度決まっており、「今解決すべき課題か?」といった視点で判断されてしまうからです。
そのため、「すぐにシステムを導入すべき理由」も用意しておきましょう。

Web受発注システムの予算獲得に必要な6つのステップ

ここからは、「Web受発注システムの予算を獲得するための、具体的な進め方」を解説していきます。

以下6つのステップに分けて解説していくので、ぜひ参考にしてみてください。

・ステップ1:受発注業務の課題を明確化する
・ステップ2:Web受発注システムの導入後に発生する課題と解決策を明確化する
・ステップ3:Web受発注システムで解決できる課題を明確化する
・ステップ4:課題を解決したときに得られる効果を、数字で具体化する
・ステップ5:導入時にかかった費用が、どのぐらいの期間で回収できるかまとめる
・ステップ6:売り上げ拡大などの経営層の課題として、解決できることをまとめる

1つずつ詳しく見ていきましょう。

ステップ1:受発注業務の課題を明確化する

考え方では、「経営層の課題解決が重要」とお伝えしました。ただ、いきなり経営層の課題解決を考えるのが、難しいと感じる人もいるでしょう。

まずは、「受発注業務の課題」から考えていくのがおすすめです。

受発注業務の課題は、以下2つの視点に分けて考えていくと、イメージしやすくなります。

■時間がかかっている例
・FAXから発注するとき送信完了まで待ったり、電話確認したりと時間がかかる(発注業務)
・同じ発注内容でも、最初に注文した時と同じ作業分の時間がかかる(発注業務)
・発注書が届いた後、Excelなどにデータを手打ちするのに時間がかかる(発注業務)

■ミスにつながりやすい例
・手書きで発注書を作成しており、記載ミスで誤発注が稀に起こる(発注業務)
・電話などで受注した際、聞き間違いで誤受注してしまうことがある(発注業務)

受発注業務上の課題がパッとイメージしにくい場合は、「業務の課題を入力できる資料」を用意し、受発注業務の担当部署に配布して入力をお願いするのも1つの手です。

具体的に言うと、以下のような資料を用意して配布するイメージです。

実際の業務担当者に確認できれば、実務に即した課題が洗い出しやすくなります。

もしも上記のような入力をお願いするのが難しい場合は、「業務フロー」や「マニュアル」などを見て、時間がかかっていそうな業務を洗い出すのもおすすめです。

ステップ2:Web受発注システムの導入後に発生する課題と解決策を明確化する

Web受発注システムを導入するときの課題は、業務上の課題だけではありません。以下のように、システムを導入しようとしたときに発生する課題も出てきます。

・取引先企業にWeb受発注システムを導入してもらえるか?
・業務フローや手順が変わっても、業務を滞りなく回せるか?
・Web受発注システムのトラブルが起きても、業務を回す準備ができるか?

そのため、「システムを導入することによって、新たに発生する課題と対策」を考えておく必要があります。

Web受発注システム導入後に発生する課題を洗い出す方法は、大きく分けて次の2つ。

①無料で使えるWeb受発注システムを試して、発生しそうな課題を洗い出す
②Web受発注システムの担当者に、導入後の課題と解決策を相談する

①の「無料でWeb受発注システムを試したい場合」は、以下が参考になります。

ただ、②の「Web受発注システムの担当者に相談する場合」は、誰に相談すべきか悩む人もいるでしょう。

受発注ラボでは、取引先企業との信頼関係を崩さず、Web受発注システム導入をしたい場合のご相談に乗ることも可能です。お気軽にご相談くださいませ。

お問い合わせ

ステップ3:Web受発注システムで解決できる課題を明確化する

ステップ1、ステップ2で課題を明確化できたら、「Web受発注システムで解決できる課題」を明確化しましょう。

ただ、「具体的にどんな課題が解決できるのか、イメージがしにくい……」と思っている人もいるのではないでしょうか。

そんなときは、「Web受発注システムの機能」から、解決できる課題を逆算するのがおすすめです!

たとえば、Web受発注システムには、「注文履歴から、商品を再発注する機能」があるシステムもあります。この場合は、「同じ注文内容でも、最初に注文した時と同じぐらい時間がかかる」という課題を解決できますよね。

このように、Web受発注システムの機能がわかれば、解決できる課題がイメージしやすくなるのです。

以下でWeb受発注システムの機能をまとめているので、一度ご覧になってみてはいかがでしょうか。

 

ステップ4:課題を解決したときに得られる効果を、数字で具体化する

課題と解決策がイメージできたら、「課題を解決した時に得られる効果」を数字で具体化しましょう。

ただ、「数字で具体化するときの流れや、計算方法がよくわからない……」と思っている人もいるのではないでしょうか。

そんな人に向けて、「FAXの発注にかかる時間を削減する事例」を例に、以下4つの手順で計算方法を解説します。

①月の平均発注数や、かかっている時間を整理する
②月にかかる経費として、数字を出す
③Web受発注システム導入後の経費を、数字で出す
④システム導入前後の経費の違いをまとめる

1つずつ見ていきましょう。

①月の平均発注数や、かかっている時間を整理する

まずは以下のように、1日の発注数、時間、月に稼働する日数などを整理しましょう。

あくまで仮の数字ではありますが、今回は次のような条件で、シミュレーションしていきます。御社の数字を当てはめてみてください。

条件 想定数
1日の件数 5件
1回の発注に使うA4用紙の枚数 2枚
1日にかかる発注作業時間 30分
1ヵ月あたりに稼働する日数 20日

※月に100件(200枚)の発注に、10時間かかることを想定しています。

②月にかかる経費として、数字を出す

次に①をもとに、月にかかる経費を計算していきましょう。

費用の種類 金額 計算方法
通信費 6,140円 ・固定費用:2,500円
・従量費用:3,640円 *1
市内40件、市外30件、県外30件を想定
・市内8.5円/3分×40件:340円
・市外30円/3分×30件 :900円
・県外80円/3分×30件 :2400円
用紙代 140円 500枚で350円のA4用紙を想定
(200枚 ÷ 500枚 × 350円 = 140円)
トナー代 667円 10,000円(約3,000枚分の印刷が可能)のトナーを想定
(200枚 ÷ 3,000枚 × 10,000円 = 667円)
人件費 15,000円 1,500円を担当者の時給として想定
(10時間 × 時給1,500円 = 15,000円)

*1 一般加入電話の利用にかかるNTT3級局(事務用)の月額料金を利用
*2 「国内電話料金 | NTTコミュニケーションズ 個人のお客さま」をもとに計算

合計すると、月にかかる経費は「21,947円」です。そしてこの金額は、ミスなく発注できたときの金額です。

・発注数や金額の入力にミスがあった
・トナー残量が足りずに発注書が上手く印字できなかった

という場合は、計算した金額以上の経費(用紙代、トナー代、人件費)がかかることもあります。

③Web受発注システム導入後の経費を、数字で出す

次に、Web受発注システム導入後の経費を、数字で出しましょう。

今回は、クラウド型Web受発注システム『CO-NECT』を例に、解説していきます。

③-1. 発注業務の経費の試算

まずは発注費用について試算してみます。

■CO-NECTを導入する際の前提条件
・システム上で発注書を自動作成し、システムからFAXの発注ができる
・発注にかかる時間は、1日5分(当社アンケート調査より)を想定している

CO-NECTを導入した際の経費は、次の通りです。

費用の種類 金額 計算方法
通信費 0円 電話回線を使わなくなる
用紙代 0円 発注書の印刷が不要となり、電子データのみとなる
トナー代 0円 発注書の印刷が不要となり、電子データのみとなる
人件費 2,505円 1,500円を担当者の時給として想定
(5分 × 20日 × 時給1,500円 = 2,505円)※100分を1.67時間として、計算しています

つまり、かかる経費は人件費の「2,505円」のみです。

④システム導入前後の経費の違いを、まとめる

②、③のデータをまとめると、次のようになります。

システム導入前の経費 システム導入後の経費 導入効果
月間:21,947円
年間:263,364円
月間:2,505円
年間:30,060円
月間:19,442円
年間:233,304円

FAXで発注する例では、月間2万、年間で23万程度の経費削減になると計算できました。

③-2. 受注業務の経費の試算

受注業務で工数削減につながるケースもあります。たとえば、「わかりやすい受注フォーム」を用意することにより、「お問い合わせにかかる工数削減」につながるケースです。

実際に『CO-NECT』を導入したお客様の中には、わかりやすい受注フォームを導入したことにより、以下のように工数削減につながった事例があります。

この例では、毎日平均「12件」前後来ていたお問い合わせが、「1件」に減っていました。かかっていた時間や担当者の時給などの条件は、以下の通りです。

条件 想定数
1回の問い合わせ対応にかかる時間 5分(システム導入後は2.5分)
1ヵ月あたりに稼働する日数 22日

※システム導入後は問い合わせ対応時の価格検索にかかる時間が減り、1件当たり2.5分となっています

これらをもとに計算した効果は、以下のようになっていました。

■システム導入前

費用の種類 金額 計算方法
人件費 44,000円 2,000円を担当者の時給として想定
(12件 × 5分 × 22日 × 時給2,000円 = 44,000円)

■システム導入後

費用の種類 金額 計算方法
人件費 1,800円 2,000円を担当者の時給として想定
(1件 × 2.5分 × 22日 × 時給2,000円 = 1,800円)※55分を0.9時間として計算

■導入後の効果

システム導入前の経費 システム導入後の経費 導入効果
月間:44,000円
年間:528,000円
月間:1,800円
年間:21,600円
月間:42,200円
年間:506,400円

この例では、月間4万、年間で50万程度の人件費削減になっていますね。

これと同じ考え方で、ステップ3でまとめた課題ごとに数値を計算してまとめましょう。合算すれば、Web受発注システム導入後にコスト削減できる金額がわかります。

ステップ5:導入時にかかった費用が、どのぐらいの期間で回収できるかまとめる

Web受発注システム導入には、費用がかかります。そのため、ステップ4でまとめた情報をもとに、「どのぐらいの期間でかかった費用を回収できるか?」もまとめておきましょう。

ただ、導入するWeb受発注システムのタイプによっては、かかる費用が大きくわかります。

そのためまずは以下記事を参考に、導入費用と月額費用を確認しましょう。

・導入費用:システム導入にかかる費用
・月額費用:システムを運用していくためにかかる費用

次に、「どのぐらいの期間でかかった費用が回収できるか?」を、まとめていきましょう。


※フルスクラッチで開発費用が500万円の場合を想定しており、導入後削減できる費用は仮の数値です

上記は開発を500万円で依頼する場合に、
・かかった費用が回収できるタイミング(7ヵ月)
・1年後にどの程度プラスになるか(650万円)
をまとめた例です。

ちなみにクラウド型のWeb受発注システムの場合は、初期費用がほとんどかからないケースが多いです。そのため以下のように、すぐにかかった費用が回収しやすくなります。


※クラウドで月額9,800円かかることを想定しており、導入後削減できる費用は仮の数値です

クラウド型のWeb受発注システムの特徴や、メリットデメリットについては以下で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてください。

ステップ6:コスト削減などの経営層の課題として、解決できることをまとめる

最後に総仕上げとして、「経営層の課題解決の手段として、貢献できること」をまとめていきましょう。

といっても、既にステップ5で「費用対効果」はまとめています。そのため、以下のように「時間」についてグラフを作り、まとめておくと良いでしょう。

「どのくらい時間が削減できそうかわからない……」と思ったときは、ステップ4でまとめた数字を再度確認し、「時間」を整理してから作るのがおすすめです!

それでもイメージしづらい場合は、Web受発注システムの担当者に相談してみましょう。

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まとめ:予算を獲得して、Web受発注システムを導入しよう

今回は、Web受発注システムの予算を獲得するための考え方・具体的な手順について解説してきました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

経営層の課題解決につながるように、情報をまとめていくのが重要
・課題が思いつかないときは、業務担当者やWeb受発注システムの担当者に相談しよう
・課題解決後の効果は、具体的な数字(費用や時間)を使ってグラフなどでまとめよう

最も重要なのは、「経営層が頷くような導入後の効果を、具体的な数値で示すこと」です。

もしも課題のイメージがしづらいと思った場合は、Web受発注システムの担当者に相談するのも1つの手です。

受発注ラボでは、以下からお問い合わせを受け付けています。Web受発注システムに詳しい私たちだからこそ、改善につながる提案ができる可能性もあります。

まずはお気軽に、ご連絡いただければ幸いです。

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