受注管理の外注で業務効率化！解決できる課題4つと外注方法の選び方
「受注管理の負担が大きく、外注すべきか悩んでいる」
「受注管理が楽になる方法があれば知りたい」
このようにお考えではありませんか。
顧客が増えるほど受注管理は煩雑になり、業務負担を軽減しなければリソースが足りず、ほかの業務を遂行できなくなる恐れがあります。
そこで本記事は、
- 受注管理の外注方法
- 受注管理の外注化で解決できる課題4つ
- 受注管理の外注方法と注意点
を、紹介します。
受注管理の負担を軽減したいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。
受注業務には「注文書のFAXが読み取れない」「納品書や請求書の作成が大変」などのよくある悩みがあります。Web受発注システム『CO-NECT（コネクト）』を活用して解決する方法をまとめたので、下記の資料をダウンロードのうえご活用ください！
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目次
受注管理とは
受注管理とは販売管理のうちのひとつで、顧客の発注内容をもとに商品を準備し、出荷するまでの流れを管理する業務です。BtoBにおいては、取引契約の締結や新規顧客への見積もりを含んでいる場合があります。
受注管理は注文数や取り扱う商品数が増えるほど業務が煩雑になり、受注確認のみならず顧客からの問い合わせ対応も必要です。また、受注管理でミスが発生すると、顧客に迷惑をかける恐れがあります。
煩雑化しがちな業務にもかかわらず、ミスが許されない重要な業務です。
下記の記事で販売管理の課題やシステムについて紹介しているので、販売管理業務の負担を軽減したいとお考えの方はぜひご一読ください。
受注管理の外注方法は2種類
受注管理業務の負担を軽減するためには、下記の方法が考えられます。
- アウトソーシングで外部に任せる
- 受注管理システムを導入する
外部にアウトソーシングする場合は、受注管理や顧客からの問い合わせ対応、発送業務など商品やサービスの受注に関する事務全般を依頼できます。
一方で、受注管理システムは、受注業務において発生する業務を効率的に管理するシステムです。たとえば、Web受発注システム『CO-NECT（コネクト）』は受発注管理・販売管理はもちろん、オプションで多数の機能を追加できます。
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受注管理の外注化で解決できる課題4つ
受注管理を外注化することで解決できる課題は、下記のとおりです。
- 人材不足を改善し、より多くの取引に対応できる
- 販売情報をまとめることで、在庫管理が円滑にできる
- 業務フローの見直しにより課題の明確化につながる
- 繁忙期の過度な負荷を抑えて離職防止につながる
特に、外注化する場合は業務フローの見直しが必須です。その過程で、新たな課題が発見できる可能性もあります。順番にみていきましょう。
【課題1】人材不足を改善し、より多くの取引に対応できる
受注管理の外注化により、人材不足を解消し、さらに多くの取引に対応できます。企業の規模が大きくなると、伝票の発行や商品確認など受注管理業務にも時間がかかります。
外注化することで取引先の拡大や、ほかの業務にリソースを割くことが可能です。たとえば、外部企業にアウトソーシングすると、自社内に窓口となる担当者を設置するだけで受注管理ができます。
実務はアウトソーシング先の企業がおこなうため、自社担当者の業務はアウトソーシング先企業とのやりとりがメインとなり、負担は大きく軽減されます。一方で、外注しない場合は複数人で受注管理業務を担当するケースもあり、リソースを浪費しかねません。
外注化によってリソースの浪費を防ぎ、うまく活用することで事業の成長につながります。
【課題2】販売情報をまとめることで、在庫管理が円滑にできる
受注管理を外注化すると、販売情報が一元化され、在庫管理を円滑に進められます。販売情報がバラバラに保管されていると、どの企業にどれくらいの数量で発注があったのか、その都度確認しなければなりません。
確認業務に時間がかかるため、在庫管理がボトルネックとなり、管理ミスも発生する恐れがあります。
たとえば、在庫の差異は、棚卸しのときに発覚することがほとんどです。棚卸しを実施するタイミングは企業によってさまざまですが、原因を追及するためには前回の棚卸しから履歴をさかのぼらなければなりません。
前回の棚卸しが1ヵ月前の場合は1ヵ月分の受注状況を確認しなければならず、是正対策も含めると膨大な時間と手間がかかります。
なお、販売情報をまとめるときは受発注システムの活用もおすすめです。受発注システムを活用することで、在庫管理ミスのリスクを大幅に低減でき、スムーズな受注管理が可能になります。
【課題3】業務フローの見直しにより課題の明確化につながる
受注管理業務を外注化すると、業務フローの見直しが必要となるため、新たな課題を発見できる可能性があります。アウトソーシングや受注管理システムを導入すると、従来の業務フローでは対応できません。そのため、業務フローを見直し、手順書やマニュアルも最新版へと改訂する必要があります。
業務フローを見直すことは、実際の業務をあらためて確認することなので、今まで見えていなかった問題や課題を発見できる可能性があります。
たとえば、在庫管理をするうえで、よくある課題が移動のムダです。セットで注文されやすい2つの商品が別々の場所に置いてある場合は、わざわざ集める必要があります。近場にまとめて保管しておけば、最小限の移動で出荷が可能です。
業務フローの見直しでこのような問題点が発見できれば、外注化と同時に解消できる可能性があります。
【課題4】繁忙期の過度な負荷を抑えて離職防止につながる
受注業務を外注化できれば繁忙期の負担を軽減でき、業務を進めやすくなります。外注化することで業務効率化につながり、そもそもの業務量が減少するからです。
繁忙期を迎えると受注管理は多忙を極め、従業員に大きな負担がかかりかねません。事業内容によっては繁忙期にのみの増員は困難で、残業や休日出勤で対応するケースもみられます。
負担が大きすぎると生産性が落ちたり、最悪の場合休職や離職につながったりする恐れもあるため対策が必要です。
アウトソーシングを活用する場合は、繁忙期にのみ依頼することも可能です。そのため、受注業務の外注化で繁忙期の負担を抑えて、離職防止につなげられると同時に従業員満足度の向上も図れます。
他にも、受注業務を行う上での課題はいろいろあります。以下で事例をもとにまとめているため、ぜひ参考にしてみてください！
受注管理の外注方法と注意点
受注管理を外注する場合について、選び方と注意点を確認しておきましょう。
- アウトソーシング
- 受注管理システム
特に、受注管理システムは管理業務だけではなく、ほかの業務フローや既存システムと連携できるかがポイントです。ひとつずつ紹介します。
アウトソーシングをする場合の選び方と注意点
受注業務をアウトソーシングする場合は、下記のポイントを押さえて企業を選びましょう。
- 依頼する業務に対応しているか
- 費用は適正か
- 実績が豊富か
- セキュリティ体制は万全か
特に、自社の受注情報を他社に渡すこととなるため、セキュリティ体制はしっかりと確認しておく必要があります。情報が流出してしまえば取引先に損害を与える危険性があるうえ、社会的な信用も失いかねません。
また、アウトソーシングする場合のメリット・デメリットは下記のとおりです。
| アウトソーシングを活用するメリット | アウトソーシングを活用するデメリット |
|---|---|
| ・受注管理のプロに任せられる ・コア業務に集中できる ・費用を抑えられる |
・社内にノウハウが蓄積されない ・情報漏えいリスクがある |
アウトソーシング企業の業務範囲にもよりますが、顧客とのコミュニケーションが取りづらくなる場合もあります。
業務フローを見直して、アウトソーシング先企業と連携を密にすることで、自社・アウトソーシング先企業・顧客間でコミュニケーションの齟齬が発生しないように注意しましょう。
受注管理システムを導入する場合の選び方と注意点
受注管理システムを導入する場合は、下記のポイントを押さえてサービスを選びましょう。
- 自社が必要としている機能があるか
- 費用は適正か
- システムの導入や運用は簡単か
- 既存システムと連携が可能か
特に、既存システムとの連携は、運用フローを簡略化するために重要です。
受注管理システムが完全に独立している場合は、既存システムをひとつひとつ起動する必要があるため、手間がかかります。連携機能が充実していればワンストップ、あるいはわずかな手間で受注管理が可能です。
また、受注管理システムを導入する場合のメリット・デメリットは下記のとおりです。
| 受注管理システムを導入するメリット | 受注管理システムを導入するデメリット |
|---|---|
| ・受注状態を確認しやすい ・発注書が読みにくい場合の電話確認を削減できる ・受注データから伝票・納品書を作成できる ・人為的なミスを防止できる |
・サービスによっては費用が高額になる場合がある ・習熟度が上がるまで時間がかかる |
受注管理システムによっては操作が複雑な場合もあり、慣れるまでに時間がかかります。できるだけ操作性がよく、わかりやすいUIの受発注システムがおすすめです。
受発注システムによっては、無料トライアルを実施している場合があります。導入前に使用することで操作性を確認でき、既存システムと連携できるかの確認も可能です。
CO-NECTの受注管理システムでは2週間の無料トライアル期間があるため、安心して試せます。CO-NECTの詳細は、下記からご確認ください！
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まとめ：受注管理を外注化して業務効率化に繋げよう
受注管理業務は、取引先が多くなるほど業務量が増え、従業員の負担が大きくなります。受注管理を外注化すると、人材不足の改善や情報の一元化が可能です。
外注化には、外部企業にアウトソーシングする方法と受注管理システムを導入する方法があります。どちらの方法を選んでも業務効率化につながるため、自社に合った方法を選びましょう。
また、受注業務の効率化を図るためには、現状抱えている課題の把握が重要です。Web受発注システム『CO-NECT（コネクト）』を活用して課題を解決する方法をまとめたので、下記の資料をダウンロードのうえご活用ください！
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