受発注システムのおもな機能は？会計ソフトとの連携によるメリットも徹底解説
受発注システムとは、受発注にまつわるさまざまな業務を自動化できる管理システムのことを言います。
受発注システム単体でも導入のメリットはありますが、外部システムと連携することにより、さらなる業務効率化の実現が可能です。
この記事では、受発注システムのおもな機能や導入のメリットのほか、受発注システムを選ぶときのポイントなどについて説明しています。外部システムの例として会計ソフトを挙げ、受発注システムと連携するメリットも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
受発注システムのおもな機能
受発注システムとは、受注・発注にまつわる業務を効率的に処理できる管理システムのことを言います。この項目では、受発注システムのおもな機能を紹介します。
- 受注管理機能
- 在庫管理機能
- 出荷管理機能
- 請求管理機能
- 外部連携機能
受注管理機能
受注管理機能は、受注から納品まですべての工程を管理する、受発注システムのコアと言える機能です。
顧客情報・受注した商品情報・納期・注文のステータスなどをデータベースに登録し、管理します。
受注データすべてをシステム上で取り扱うため、受注の処理漏れをチェックしやすい点はメリットのひとつです。
また、受注書や納品書などの書類を紙で扱わないことから、ペーパーレス化の実現にも役立ちます。
在庫管理機能
在庫管理機能は、商品の在庫状況を管理し、リアルタイムで把握できる機能です。
在庫の数量・入出庫後の調整などを管理することで、在庫切れや過剰在庫を最小限に抑え、在庫管理の効率化が可能になります。
出荷管理機能
出荷管理機能は、納期に合わせて出荷手配をおこなう機能です。
出荷先の確認・出荷指示書の作成・配送の追跡などの機能が搭載され、取引先への正確な配送を確保します。
請求管理機能
請求管理機能は、受注内容にもとづいて請求書を作成する機能です。
請求書の自動作成や支払いステータスの追跡といった機能があり、システム化することで人的ミスを削減し、正確な請求処理ができるようになります。
外部連携機能
外部連携機能は、受発注システムとほかの外部システムを連携する機能です。
会計ソフト、営業支援システム、顧客管理システムといった外部システムと連携し、業務効率をさらに向上させます。
受発注システム搭載の機能については、下記の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
受発注システムを利用する4つのメリット
この項目では、受発注システムを利用するメリットについて説明します。
- 受発注にまつわる作業の負担を軽減できる
- 受発注が増加する
- 仕入れや受発注などの取引内容をリアルタイムで把握できる
- 受注内容を一元管理できる
メリット1：受発注にまつわる作業の負担を軽減できる
1つ目のメリットは、受発注にまつわる作業の負担を軽減できることです。
電話やFAX・メールで受注している場合、受注にまつわる作業をシステムで自動化することにより、受発注作業にかかる作業時間を大幅に削減できます。
また、システム化を進めることで人がおこなう手作業が減るため、人的ミスも削減できます。
メリット2：受発注が増加する
2つ目のメリットは、受発注が増加することです。
受発注をシステム化することで、24時間365日受注できるようになります。場所・時間帯を問わず注文を受付できるため、取引先がタイミングを逃さず購入できる点は、受注の増加につながるメリットと言えるでしょう。
また、利便性が向上することで、新規顧客も開拓しやすくなります。
メリット3：仕入れや受発注などの取引内容をリアルタイムで把握できる
3つ目のメリットは、仕入れや受発注などの取引内容をリアルタイムで把握できることです。
受発注内容が反映された在庫状況を即時に確認できるため、在庫不足での販売機会の損失を防止できます。また、売上の把握にも役立ちます。
メリット4：受注内容を一元管理できる
4つ目のメリットは、受注内容を一元管理できることです。
注文方法をシステムに一本化すると、受注情報・出荷情報・支払い状況などの情報があちこちに散在しなくなり、業務効率の向上が可能です。また、在庫管理システムや会計ソフトなど外部システムと連携することで、さらなる効率化も見込めます。
おすすめの受発注システムについては、下記の記事にまとめました。ぜひ合わせて参考にしてください。
受発注システムを選ぶときの6つのポイント
この項目では、受発注システムを選ぶときのポイントについて説明します。
- 自社の商品・業界に必要な機能が備わっているか
- 業務効率が向上するか
- 費用対効果が高いか
- 導入までに時間や手間がかかりすぎないか
- 取引先がスムーズに導入できるか
- 外部ツールがスムーズに連携できるか
ポイント1：自社の商品・業界に必要な機能が備わっているか
1つ目のポイントは、自社の商品・業界に必要な機能が備わっているかどうかです。
自社の業界や取り扱う商品・サービスによって、受発注システムに必要な機能は異なります。多機能なシステムに惑わされず、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。
加えて、受注作業の担当者に外出が多い場合は「タブレット・スマートフォンに対応しているか」、オフィスで利用しているパソコンによっては「Mac（Windows）に対応しているか」などの確認も忘れないようにしてください。
ポイント2：業務効率が向上するか
2つ目のポイントは、業務効率が向上するかどうかです。
受発注システムを導入することにより業務効率が本当に向上するのか、事前に検討することが重要です。「システム導入によって自社の課題が解決するのか」「シンプルなUIや直感的な操作感など、システムが使いやすく、利用することで業務効率化につながるか」を確認しましょう。
ポイント3：費用対効果が高いか
3つ目のポイントは、費用対効果が高いかどうかです。
受発注システムの導入には初期コスト・ランニングコストがかかります。自社の事業規模に見合う費用かどうかももちろんですが「費用をかけて導入してもそれ以上のリターンがあるかどうか」が重要です。長期的な利益を見据えて検討しましょう。
ポイント4：導入までに時間や手間がかかりすぎないか
4つ目のポイントは、導入までに時間や手間がかかりすぎないかどうかです。
受発注システム導入時に、自社に合わせたカスタマイズが必要な場合、時間がかかりすぎないかどうか確認しましょう。あまりに時間や手間がかかると、導入の遅延による販売機会の損失・導入コストの予算超過などの困りごとが発生する可能性があります。
ポイント5：取引先がスムーズに導入できるか
5つ目のポイントは、取引先がスムーズに導入できるかどうかです。
一般的な受発注システムは、受注側・発注側のどちらも導入する必要があります。取引先にも導入を依頼することになるため「UIが複雑でわかりにくくないか」「取引先の費用負担はゼロか、もしくは取引先の費用対効果が高いか」などの点に注意し、取引先にも歓迎されるシステムを選びましょう。
ポイント6：外部システムがスムーズに連携できるか
6つ目のポイントは、外部システムがスムーズに連携できるかどうかです。
受発注システムと、会計ソフト・営業支援システム・顧客管理システムなどの外部システムを連携することで、業務効率が向上するのは前述のとおりです。自社で導入済みのシステムや、今後導入予定のシステムと連携できるか、事前に確認しておきましょう。
外部システムの例として、アプリ構築システム「kintone」を挙げ、受発注システムの連携について以下の記事でまとめています。
受発注システムと会計ソフトを連携するメリット
ここからは、受発注システムと外部システムの連携例として「受発注システムと会計ソフト」を連携するメリットについて紹介します。
- 自動請求処理
- 財務報告の効率化
- 業務全体の効率化
※会計ソフトによって機能は異なるため、導入・連携前に各システムをご確認ください。
自動請求処理
受発注システムと会計ソフトを連携することで、受発注の情報が会計ソフトに反映され、請求書の作成が自動化できます。請求書の送付も郵送・メールで自動送信が可能です。
また、銀行口座や決済サービスからの入金データを自動的に取り込み、未収金管理ができるシステムもあり、請求にまつわる作業の手間と、ミス・漏れを削減できるメリットがあります。
財務報告の効率化
受発注システムと会計ソフトを連携することで、受発注の情報が会計ソフトに反映され、財務情報が自動更新されます。リアルタイムで売上・利益が把握できるため、データ分析やそれに派生する経営戦略の立案に役立てることが可能です。
また、正確な財務情報をスピーディに取得できることで、期末決算や税務申告などの作業が容易になるというメリットもあります。
業務全体の効率化
受発注システムと会計ソフトを連携することで、受注から請求・会計処理までの一連の業務がシームレスにつながります。別のシステムを行ったり来たりする必要がなくなり、業務全体が効率化できるため、社員の作業負担を軽減できます。
CO-NECTと会計ソフトの連携で受発注業務を改善しよう
この記事では、受発注システムのおもな機能のほか、受発注システムを選ぶポイントや受発注システムと会計ソフトを連携するメリットなどについて解説しました。
受発注システムと会計ソフトを連携することによって、さまざまな作業が自動化でき、業務全体の効率化が実現します。システムの導入・連携を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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