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受発注システムを取引先に導入してもらう方法~システムを入れたのに使ってくれない、にならないために~

受発注システム導入の一番の壁は、「取引先が使ってくれるか不安」ということではないでしょうか。受注業務は発注側ありきです。せっかく受発注システムを導入しても、お客様が使ってくれないと宝の持ち腐れになってしまいますよね。
そこで今回は、「受発注システムを取引先にスムーズに導入してもらう方法」について解説してみたいと思います。

1. 大前提は取引先が今より便利になること

受発注システムの利用をお客様にお願いする前に、導入する受発注システムが最低限下記のポイントを満たしているか確認する必要があります。

1-1. 取引先が今より便利になる受発注システムであること
1-2.
取引先に迷惑がかからない受発注システムであること
1-3. 取引先が受発注システムを使える環境であること

一つずつ見ていきましょう。

1-1. 取引先が今より便利になる受発注システムであること

慣れ親しんだ発注手段を変えてもらうためには、取引先にとって何かしらのメリットが必要になります。
・受発注システムで発注すると数円安くなる
・受発注システムで発注するとポイントがつく
といった受注側でメリットを付与することも可能ですが、
・FAXに比べ手間や時間がかからない
・発注作業を行う場所を選ばない
といった、受発注システムそのものにメリットがあるかどうかを確認しましょう。

1-2. 取引先に迷惑がかからない受発注システムであること

導入してもらう以上、取引先に迷惑がかかる受発注システムは避けましょう。たとえば導入費用や月額利用料がかかる場合、取引先はわざわざお金を払ってまでそのシステムを入れてくれるでしょうか。
金銭的なデメリットがないことを事前に確認する必要があります。

1-3. 取引先が受発注システムを使える環境であること

取引先がそのシステムを使える環境であるかも、忘れずチェックしましょう。例えば画面が複雑でPCでないと見にくい受発注システムの場合、取引先がPCを持っていなければ導入できませんよね。また、普段からあまりPC作業をしない取引先にとっては複雑なシステムは使いづらいでしょう。取引先の環境やIT導入状況を見極める必要があります。

 

2. 取引先に課題を認識してもらう

受発注システムに問題がないことを確認したら、取引先に発注業務の課題を洗い出してもらいましょう。
今の発注方法が当たり前だと思っている取引先は、一度は「課題はない」と答えるはずです。でも本当にそうでしょうか?
受発注システムの発注ユーザーにアンケートを取ってみると、発注手段別に下記のような課題があることがわかりました。

こうした課題を「仕方ないこと」だと認識している取引先は意外と多いもの。しかし受発注システムを導入することで、これらの課題が解決できるのです。

2-1. 発注業務にかかっている時間のヒアリング

まずは下記の図を元に、取引先の発注業務にかかる時間を計算してみてください。時間的コストを認識してもらいましょう。

発注時間計算シート(画像クリックでPDFのダウンロードが可能です)

 

2-2. 発注業務の課題の洗い出し

時間的コストを認識してもらえたら、下記のチェックシートを使ってその他の課題を洗い出してもらってください。

発注業務の課題洗い出しシート (画像クリックでPDFのダウンロードが可能です)

 

 

3. 受発注システムで便利になることを伝える

2でヒアリングした課題をもとに、受発注システムを導入したら便利になることを取引先に伝えてください。受発注システムを導入するメリットがあると取引先が納得できれば、試しに使ってみようと検討してくれるはずです。

3-1. 「ながら発注」も可能になる

受発注システムはスマートフォンで使えることが多い為、業務を締めた後に在庫を全部数えて、発注書を作って、、、とまとまって作業しなくても、業務中に「この商品が残り少ない」と気づいたら、気づいた時に必要な分だけスマホで発注することが可能です。
これは片手間でも発注が可能になるということです。実際、受発注システムCO-NECTのユーザーの方は、「仕事終わりの飲みの席でも発注できる」「何か他の業務をしながらでも発注作業ができる」とメリットを上げています。

▼導入事例「仕事終わりの飲みの席でも、旅行先でも発注できた」

▼導入事例「片手が空くことで他の業務をしながら発注作業ができる」

3-2. 仕入れ金額の集計や入荷確認もかんたんになる

発注業務に付随する業務として
・入荷品のチェック
・仕入れ金額の管理
といった業務があります。

これらについて、発注側には下記の様な課題があるようです。

①配達品を受け取るスタッフが発注内容を把握していないため、間違った商品を納品されても気づけない
②発注書や納品書からExcelに転記をする必要があり、仕入れ金額管理に時間がとられる

しかし受発注システムなら

①´発注内容がメールに転送されスタッフ間で共有できる。配達の度にスマートフォンと照らし合わせ間違いがないかを確認できる
②´仕入れ先ごとに仕入れ金額を自動計算してくれる

ため、発注側の業務がより便利に、効率的になるでしょう。

▼導入事例「今までは請求金額が間違っていても気づけなかったけど、今ではCO-NECTが自動計算してくれるので、即座に気づけます」

 

3-3. FAX代が無料になる

受発注システムCO-NECTの場合、受注側がCO-NECTを導入していない場合、CO-NECTを通してFAXやメールで発注することが可能です。さらにCO-NECTを通したFAX発注費用は無料なので、現在FAX発注している企業にとってはCO-NECTを利用するだけで通信費が削減されることになります。

 

4. 他社の成功事例を伝える

とはいえただメリットを並べられても取引先は「理論はわかったけど、使いこなせるかな」「本当にデメリットはないのかな」と思うに違いありません。そこで重要なのは、実際に“成功した=便利になった人”の声を聞いてもらうことです。ユーザーボイスを届けることで、取引先の納得感と信頼感を高めることができます。

4-1. 導入事例で活用場面をイメージしてもらう

導入依頼する受発注システムの導入事例集があれば、それを取引先に読んでもらいましょう。事例に書かれている
・使い始めるまでの手間はどの程度だったか
・使い始めてどんなメリットがあったか
を実際に使っているユーザーの“生の声”を読んで理解してもらうことで、受発注システムの活用イメージが湧き、導入メリットの「自分ごと化」ができるでしょう。

CO-NECT発注ユーザーの導入事例はこちら

4-2. 移行コスト<リターンであることを認識してもらう

慣れ親しんだ手段から新しい手段に切り替えるのは誰だって面倒くさいもの。でもご安心ください。すでにWeb受発注システムを利用しているユーザーも同じ道を通ってきているのです。
導入事例には「導入は大変だったか」「導入準備に時間がかかったか」「導入した結果便利になったか」という3つのポイントがしっかり書かれています。ここを読んでもらうことで、

Web受発注システムへの移行コスト(心理的、時間的)  Web受発注システムを利用することで得るリターン

であることを取引先に認識してもらいましょう。

 

5.取引先がすぐに使える環境を用意する

最も重要なポイントの一つは、取引先がすぐに発注できる環境を整えること。Web受発注システムでは、受注側が発注側に出す商品登録を行います。写真や商品説明を入れて分かりやすい発注フォームを作ること(商品カタログのようなもの)、取引先がよく頼む商品や類似商品を上に持ってくるなど、取引先にとって発注しやすいフォームを作り、“発注側がURLを叩いただけですぐに発注できる状態”を作りだしましょう。
第一印象はすごく大事です。初めの一歩で取引先がつまづかないよう、すぐに使える環境をしっかりと受注側が用意してあげることが、スムーズに導入してもらえるポイントです。

 

6. 取引先に説明に回る

また、使える状況を作りだしたら、できるだけ取引先に説明に回りましょう。上記でお伝えした項目2や3を伝えながら、スマートフォンやタブレットで発注操作を実演することで、Web受発注システムの便利さが文章や電話の何倍も伝わるはずです。
忙しい取引先の場合、いくら受発注システムのメリットや使い方をメールで送ったところで、見る時間がありません。納品や季節の挨拶で訪問する際に「3分だけ説明させてください」と言って時間をもらいましょう。
その3分の説明によって、のちのち取引先の業務時間を何時間も削ることができるのです。

 

最後に

以上、取引先に受発注システムをスムーズに導入してもらうポイントを解説しました。
大事なのは取引先が便利になる受発注システムを選ぶこと、取引先が便利になる旨を根気強く伝えることです。
受注側も発注側も今より便利になり、受発注両側のQOL(社員の幸福度)が上がるWIN-WINの関係を築くことが、受発注システムが目指す世界観なのです。


 

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