営業事務における受発注業務とは？重要性とスムーズに実施するコツも紹介
「営業事務の受発注業務はどのようなことを実施するの？」
「受発注業務をもっとスムーズにできるようになりたい」
営業部隊の後方支援ともいえる営業事務ですが、受発注業務でお困りの方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、営業事務の仕事のなかで「受発注業務」に絞って解説します。業務の流れやスムーズにこなすコツも紹介しているので、ぜひ最後までご一読ください。
なお、営業事務の受発注業務を効率化したいと考えている場合は「受発注システム」の導入がおすすめです。
たとえば、受発注システムCO-NECT（コネクト）は、受発注業務を大幅に効率化できます。受発注業務における大部分を自動化できるため、「システムへの入力ミス」や「請求書などの作成作業時間」などに対する効率化が可能です。
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目次
営業事務における受発注とは？
はじめに、営業事務の仕事のひとつである受発注業務を「受注」と「発注」に分けて解説します。
順番に見ていきましょう。
受注業務
営業事務における受注業務とは、取引先から注文を受けて、商品やサービスの手配や各種伝票を送付するまでの作業を指します。受注を受けてからの事務処理領域を受け持つのが、営業事務の役割です。
発注商品名や個数、商品の納期など、ミスのないようにしなくてはならないため、想像よりも神経を使います。取引先との信頼関係にダイレクトに関わる業務なので、電話・メールなどにかかわらず確認作業が重要なのが受注業務です。
▼受注管理については以下もチェック
発注業務
営業事務における発注業務とは、一言で言うなら受注の逆の作業のことです。商品を仕入先に注文し、商品やサービスを納品してもらうように依頼します。他には、営業活動に必要な備品やツールなどを用意するための発注もおこないます。
受注と大きく違うのは、お金を払う側になることです。仮に少なめに発注した場合、必要なものがないことで業務に遅れが出てしまいますし、多めに発注した場合は在庫過多と直接的な資金の損失が発生してしまいます。
以上のことから発注業務でも受注業務と同様に、確認作業が非常に重要です。
営業事務の受発注業務の流れ
営業事務の受発注業務の流れは、おおまかに下記のとおりです。
【一般的な営業事務の受発注業務の流れ】
- 取引先から商品を受注する
- 受注した「商品名」「個数」「納期」などを確認する
- 自社工場・倉庫や仕入先に間違いがないように発注する
基本的には、上記の作業をミスがないように行うのが営業事務における受発注業務です。
他には、自社の営業から要望があるパターンも存在します。この場合も同じで、「どんな商品」が「いつまでに」「いくつ」必要なのかを確認し、発注を実施します。
なぜ、営業事務における受発注は重要なのか
営業事務における受発注業務は非常に重要です。ミスが許されない、取引先との信用・信頼にダイレクトに関わってくる業務だからと言えます。
たとえば、受注でミスをすると取引先の損失や、必要な備品が足らなくなるなど、営業活動への影響も大きいです。極端な話、営業が取ってきた仕事を水の泡にしてしまう可能性があります。
一方、発注におけるミスは、多めの発注をすると自社の金額損失が生じます。少ない発注をしてしまうと、取引先の業務に支障が出たり、自社の営業活動がスムーズに行えなくなったりする可能性があります。
自社の業務がスムーズに行えない場合、結果的に取引先に迷惑がかかる可能性も捨てきれません。よって、営業事務における受発注業務は非常に重要であると言えます。
営業事務の受発注業務をスムーズにこなす3つのコツ
営業事務の受発注業務をスムーズにこなすコツを3つ紹介します。
受発注業務を上手にこなせなくて困っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
最初は確実性を重視する
受発注業務は原則ミスが許されない上に、スピード感も求められます。ゆえに、「どちらも出来ていれば悩まない」と感じる方も多いのではないでしょうか。
まずは、ミスのない業務ができることを目指しましょう。
もちろん、仕事のスピードはとても大事な要素です。しかしながら、確実性が無い状態でスピードを求めても、やり直しが発生して結果的に余計な時間がかかります。
スピード感ある仕事の土台は確実性であることを念頭に置いておき、業務理解が進むまでは何度も確認してミスをなくすことを目指しましょう。
自分のスキルを高める
自分のスキルを高めることも、結果的にスムーズな受発注業務につながります。一例としては、下記のことが挙げられます。
- 業務メモを取る
- 理解ができていない業務は、有識者に聞く
- 電話応対のロープレをしてもらう
どんな業務においても基礎は重要です。初心に立ち戻る気持ちで、取り組むと良いでしょう。
上記にくわえてPCスキルも鍛えておくと、より受発注業務の効率化が図れます。具体的には、下記のことを実施しておくのがおすすめです。
- タイピングの練習
- ショートカットキーを覚える
- フォルダを整理する術を身につける
- 各ツールの使いこなし
受発注システムを活用する
どれだけ人材を成長させても、確実性やスピードに限界はあります。くわえて、仕方のないことではありますが、人が育つ時間を待っているとどうしてもその分効率は下がってしまいます。
営業事務の受発注業務を早めに効率化したい場合は、受発注システムを導入するのもよいでしょう。受発注システムを導入するメリットは、使い方さえ学んでしまえば、新人からベテランまで遜色なく受発注業務を行えるようになることです。
つまり、「すぐに業務効率を改善したい」や「どうしても人材育成に時間がかけられない」などの即効性を求める営業事務に効果が見込めます。
受発注システムの導入について詳しく知りたい方は、下記の記事をぜひご覧ください。
営業事務に受発注システムを導入するなら「CO-NECT」がおすすめ
前述のとおり、営業事務における受発注業務を効率化するには、受発注システムの導入がおすすめです。
たとえば、受発注システムの「CO-NECT」には以下の特徴があります。
- 受注処理から発注書の作成までワンストップで可能
- 取引先からの注文書のフォームを統一できる
- 注文する際に電話不要でLINEから発注できる
- 取引先別に注文ページを作成できる
特に、受注処理から発注書の作成がワンストップでできることは、人の手による入力作業や発注処理が自動化されるため、営業事務の受発注業務において圧倒的な効率化に繫がります。
もちろん、特定の業種にかぎらず幅広い業態のクライアントに使えるため、「〇〇業界だけしか使えない」などの制約もありません。
「CO-NECT」は初期費用0円で使える上、2週間の無料トライアルを設けているため、気になる方はぜひ体験してみてください。
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まとめ：営業事務の受発注業務は重要な役割を担っている
最後に、この記事で紹介した内容をまとめます。
- 営業事務における受発注業務は、営業部隊に欠かせない役割を担っている
- 受発注におけるミスは顧客の信頼に直接関わるため、入念な確認作業が必須
- 営業事務における受発注業務をすぐに効率化したい場合は、受発注システムの導入がおすすめ
営業事務の作業は多岐に渡りますが、受発注業務は確実性とスピードを求められる非常に重要な作業です。取引先の信用・信頼を落とさないためにも、まずは確実な業務ができるようにしていきましょう。
なお、すぐに「受発注業務を効率化したい」と考えている人や「属人化の回避」を重視する場合は、受発注システムの導入や受注代行サービスの活用がおすすめです。
たとえば、受発注システムCO-NECT（コネクト）なら、受注業務〜発注処理までをワンストップで実現できるようになります。システムの使い方を学べば業務歴にかかわらず利用できるのが特徴で、歴の浅い人が受発注業務を担当していても安心です。
2週間の無料トライアルを提供しているので、受発注業務の効率化や属人化の回避を考えている方はぜひ試してみてください。
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